Pengertian dan Contoh Surat Penawaran

Dalam hubungan perniagaan, terdapat istilah surat niaga yang merujuk pada aneka surat yang dimanfaatkan untuk kepentingan niaga perusahaan atau kerjasama suatu perusahaan. Salah satu bentuk surat niaga adalah surat penawaran.

Surat penawaran baik penawaran barang / penawaran jasa merupakan jenis surat yang disampaikan oleh penjual kepada calon pembeli, yang berisi penawaran sesuatu barang atau jasa. Surat penawaran bisa disampaikan atas inisiatif penjual atau sebagai jawaban atas surat permintaan penawaran dari calon pembeli.

Dalam penyusunan surat penawaran harus dilakukan dengan teliti sehingga dapat menarik perhatian pembaca. Usahakan untuk dapat menunjukkan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan kepada calon pembeli.

Adapun isi pokok dari sebuah surat penawaran yang baik meliputi hal – hal berikut ini:

Menyebutkan nama, jenis, mutu dan jumlah barang yang ditawarkan
Menyebutkan cara pembayaran yang dikehendaki
Menyebutkan cara pembayaran barang
Menyebutkan besar potongan harga (bila ada)
Menyebutkan harga satuan barang dan harga barang dalam partai besar
Menyebutkan tawaran kemudahan-kemudahan lain, semisal garansi, service gratis, dan lain-lain.

Selain memperhatikan isi pokok tersebut diatas, penulisan surat penawaran juga harus memperhatikan beberapa aspek lain seperti :

Bahasa surat. Kalimat atau bahasa yang disusun oleh penulis surat dibuat sedemikian rupa agar dapat menarik perhatian para calon pembeli.
Isi surat harus dapat memberi motivasi kepada pembacanya, sehingga dapat menimbulkan keinginan untuk mengetahui lebih lanjut perihal barang yang sedang ditawarkan.
Bila surat penawaran tersebut merupakan balasan dari surat permintaan penawaran, maka segala sesuatunya harus diutarakan sejelas mungkin, dan jangan lupa menjawab setiap pertanyaan yang diajukan pada surat permintaan penawaran.
Dalam membalas surat permintaan penawaran, jangan lupa menyebutkan nomor surat dan lain-lain hal dari surat yang dibalas tersebut.
Sedapat mungkin lampirkan keterangan seperti brosur, leaflet sampel dan lain-lain sesuai dengan permintaan dan sekaligus untuk lebih menarik minat calon pembeli.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan contoh surat penawaran berikut ini :

PT SINAR MUDA

Jalan Anggur Raya V No. 39, Surakarta

Telp (0271) 77777, Fax (0271) 77778

Website : http// www.sinarmuda.co.id

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nomor : 038/ST/V/2015 28 Mei 2015

Lampiran : Tiga Lembar

Hal : PENAWARAN HARGA BARANG

Kepada

Yth. Manager Pemasaran PT DUTA JAYA

Jalan Bunga Raya V Blok A. 4/ No. 19

Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Surat Saudara tanggal 21 Mei 2015 No 055/DJ/V/2015 perihal permintaan daftar harga dan keterangan lain, telah kami terima dengan senang hati. Untuk itu kami ucapkan terima kasih atas perhatian Saudara terhadap perusahaan kami.

Untuk memenuhi permintaan Saudara tersebut, kiranya dapat kami utarakan hal-hal sebagai berikut :

1. Daftar harga lemari es dan AC merek Panasonic dan Toshiba beserta brosur dan leafletnya kami kirimkan bersama surat ini. Harga yang tercantum pada daftar harga tersebut sudah termasuk ongkos kirim sampai di tempat Saudara.

2. Pembayaran dapat Saudara lakukan satu bulan sesudah barang sampai di tempat Saudara.

3. Pembelian dalam partai besar, yaitu di atas sepuluh buah, kami memberikan discount sebesar 10%.

4. Setiap barang dilampirkan kartu garansi resmi selama satu tahun.

Demikian keterangan yang dapat kami sampaikan kepada Saudara. Semoga surat ini dapat menjadi jalan terjadinya transaksi jual beli yang menguntungkan kita bersama. Jika ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami akan dengan senang hati dan sesegera mungkin menjawab pertanyaan Anda. Terima kasih.

Hormat kami,

Anjar Tanuri

Manajer Pemasaran