Tata Cara Penulisan Nomor Surat

Pada setiap surat dinas atau berbagai surat yang dikeluakan oleh sebuah instansi atau lembaga, selalu disertai dengan penomoran surat. Di dalam penulisan nomor surat ini harus dilakukan secara rapi. Penulisan nomor surat memang tidak bisa dilakukan sembarangan.

Ada beberapa komponen yang secara umum, harus ada di dalam nomor surat. Komponen – komponen dalam surat ini penulisannya harus diperhatikan sesuai dengan kepentingan substansi surat.

Baca juga: Contoh Surat Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Contoh penulisan nomor surat

Agar lebih jelas, berikut ini ada contoh penulisan nomor surat :

Nomor : 030 / M2 / LMJ / XI / 10

Masing – masing angka atau kode dalam nomor surat tersebut memiliki fungsi dan arti tertentu. Berikut ini keterangannya :

• ‘030’ merupakan nomor urut surat. Ditulis berdasarkan urutan surat yang ditulis dalam satu kelompok surat tersebut. Urutan ini biasanya berulang dan kembali ke nomor 1 pada setiap awal bulan.
• ‘M2’ merupakan kode divisi atau jenis surat perusahaan. Kode divisi atau jenis surat ini berbeda tergantung divisi atau jenis surat yang ditentukan dari perusahaan yang mengeluarkan surat. Misalnya saja, untuk divisi marketing dapat digunakan kode ‘M’, untuk jenis surat perjanjian bisa digunakan kode ‘PJ’, untuk administrasi umum bisa menggunakan kode ‘ADM’ dan lain sebagainya dimana kebakuan kode ini dapat disesuaikan dan sesuai kepentingan instansi atau lembaga terkait.
• ‘LMJ’ merupakan kode nama perusahaan. Kode surat ini menerangkan nama perusahan yang mengeluarkan surat.
• ‘XI’ menunjukkan bulan saat surat dibuat. Bulan surat dibuat ditulis dengan angka romawi.
• ‘10’ menunjukkan tahun pembuatan surat. Tahun ketika sruat dibuat secara umum ditulis hanya dua digit terakhir saja.

Secara umum, penulisan nomor surat pada instansi atau lembaga selalu mencakup kelima komponen tersebut. Meski setiap komponennya selalu digunakan untuk pemberian nomor surat, namun variasi cara penulisan nomor surat dapat bervariasi.

Variasi cara penomoran surat ini sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh masing – masing instansi atau lembaga atau organisasi. Beberapa instansi mungkin saja tidak mencantumkan kode bulan dan ada juga yang tidak menuliskan kode jenis surat.

Baca juga: Contoh Surat Permohonan Kredit

Cara penulisan nomor surat

Dalam membuat nomor surat, tata cara penulisannya pun juga harus diperhatikan. Yoca Aliah Darma dan Kosasih (2009) memberikan beberapa contoh gambaran penulisan surat yang baik dan benar. Berikut ini adalah contoh cara penulisan nomor surat yang baik :

Benar	Salah
Nomor : 734/D2/NT/2015	No : 734/D2/NT/2015
Nomor : 98/K.01/PR.00.02/2015	No- : 98/K.01/PR.00.02/2015
Nomor : 324/TB.12/K/2015	Nomor : 324/TB.12/K/2015.
Nomor : 24/E/TP/2015	Nmr   : 24/E/TP/2015
Nomor : 2580/C4/LC/2015	Nomor - 2580/C4/LC/2015

Penomoran surat ini memiliki beberapa fungsi tersendiri. Fungsi penomoran surat yakni:

1. Nomor surat mempermudah pengecekan surat atau komunikasi yang telah terjadi di masa lampau, jika suatu ketika diperlukan untuk klarifikasi terkai dengan isi komunikasi serta waktu yang telah dijalin dengan pihak lain.
2. Nomor surat berguna untuk mempermudah klasifikasi jenis surat ketika dilakukan pengarsipan.
3. Nomor surat berfungsi untuk dapat mengetahui banyaknya surat keluar atau yang telah dibuat.
4. Nomor surat berguna untuk mempermudah sekretaris dalam melanjutkan penomoran untuk surat yang akan dibuat berikutnya
5. Nomor surat dapat digunakan sebagai referensi dalam surat – menyurat pada masa yang akan datang atau juga untuk tahap – tahap pengembangan komunikasi penawaran berikutnya.