Format Penulisan Surat Bentuk Resmi (Official Style)

Yang dimaksud dengan bentuk surat atau style surat adalah susunan letak bagian-bagian surat atau yang juga sering disebut dengan lay out. Pada masing-masing bagian surat ini, penanannya sangatlah penting untuk dijadikan sebagai bahan identifikasi atau petunjuk dalam memproses surat itu sendiri.

Penggunaan bentuk surat atau style surat ini dapat berbeda-beda antara satu perusahaan atau badan dengan lainnya. Dalam artian, masing-masing perusahaan umumnya memiliki kebiasaan atau seleranya masing-masing karena memang tidak ada ketentuan atau syarat mutlak yang harus dipenuhi.

Baca juga: Contoh Surat Penawaran karena Inisiatif Sendiri

Siapa yang menggunakan bentuk surat resmi?

Format atau lay out bentuk surat yang dikenal ada berbagai macam. Salah satu style surat yang cukup populer dan sering digunakan adalah bentuk surat resmi atau official style. Bentuk surat resmi ini umumnya paling banyak digunakan oleh instansi pemerintah.

Namun, tentu saja tak menutup kemungkinan bentuk surat resmi ini juga digunakan oleh organisasi non pemerintah. Kembali lagi, tidak ada ketentuan dalam dunia bisnis yang mengharuskan suatu perusahaan untuk menggunakan satu bentuk surat tertentu.

Format surat bentuk resmi atau official style

Format surat bentuk resmi atau official style dapat dikenali dengan mudah. Pada format ini, alamat ditulis di sebelah kanan di bawah tanggal surat. Kemudian, di sebelah kiri berturut – turut ke bawah dituliskan : nomor surat, sifat (jika ada), lampiran dan perihal.

Lay out pengetikan pada setiap alinea surat bentuk resmi dimulai 5 (lima) soasi dari garis pinggir kiri. Agar lebih jelasnya, kita bisa langsung melihat pada contoh surat bentuk resmi yang akan disajikan berikutnya.

Baca juga: Contoh Proposal Usaha Lengkap Beserta Rinciannya

Contoh surat bentuk resmi atau official style

PT. JAYA ABADI INDONESIA

Jalan Raya Matahari 11 Jakarta Pusat

Telp. 021 234567, email: jaya.ai@hotmail.com

--------------------------------------------------------------------------------------

No       : 111/JAI/XI/2015                               11 November 2015

Lamp   : 2 lembar

Hal      : Penawaran Harga

            Sabun Herbal Lea

Toko Herbal “Harumku”

Jalan Tulung Jaya 11

Palembang

Dengan hormat,

Kami sangat gembira menerima surat Saudara tanggal 5 November 2014 No 123/XI/15 perihal permintaan daftar harga sabun herbal merk Lea hasil produksi kami.

Hari ini juga telah kami kirimkan ke alamat Saudara brosur serta contoh produk sabun herbal Lea, dengan harapan dapat memmberikan keterangan lengkap. Untuk memberikan informasi penawaran harga distributor, bersama ini kami lampirkan dua (dua) lembar daftar harga terbaru sabun herbal merk Lea dalam berbagai jenis.

Harga tersebut dalam daftar adalah harga barang dengan pembayaran di muka sebesar 75 % dari jumlah harga pesanan. Sisanya dapat dibayar setelah barang diterima.

Untuk para pedagang atau pengecer, kami juga sediakan diskon memuaskan yakni 20 %. Diskon ini kami pandang cukup baik, mengingat pabrik lain belum pernah ada yang memberikan diskon sebesar itu.

Sekiranya Saudara setuju dengan harga dan syarat tersebut di atas, kami harap Saudara segera memberikan kabar kepada kami, agar kami dapat mengatur pesanan Saudara dengan sebaik-baiknya.

Kami menuggu pesanan Saudara.

Hormat kami,

PT. Jaya Abadi Indonesia

Alfa Beta

Kep. Bag. Penjualan