Contoh Surat Tanggapan Pengaduan

Terkadang, dalam menjalankan kesepakatan bisnis atau jual beli, kita dapat saja melakukan kesalahan, baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Karenanya, mungkin saja kita mendapatkan surat pengaduan atas suatu kekeliruan yang datangnya bisa saja dari pihak kita.

Ketika kita mendapatkan surat pengaduan, maka kita harus sesegera mungkin untuk menyampaikan surat tanggapan pengaduan. Surat tanggapan pengaduan adalah surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli yang isinya berupa balasan dari surat pengaduan.

Surat pengaduan biasanya diterima oleh penjual yang dikirim oleh pembeli. Setelah pihak penjual menerima surat pengaduan dari pembeli, maka sebaiknya penjual segera melakukan penyelidikan di mana letak kesalahan yang terjadi, apakah pada pihak penjual atau pihak pengirim barang.

Apabila kesalahan berada di pihak penjual, maka hendaknya penjual segera menyelesaikan permasalahan tersebut dengan solusi yang terbaik. Namun, apabila kesalahan ada pada pihak pengirim barang, maka hendaknya pihak penjual memberikan bantuan kepada pelanggan untuk dapat menyelesaikan masalah tersebut dengan pihak pengirim atau pengangkut barang.

Baca juga: Contoh Surat Peringatan karena Tidak Masuk Kerja

Hal-hal penting yang termuat dalam surat tanggapan pengaduan

Di dalam surat tanggapan pengaduan, terdapat hal-hal penting yang perlu untuk dimuat. Berikut adalah beberapa hal yang termuat dalam surat tanggapan pengaduan :

1. Alasan terjadinya kesalahan
2. Apabila kesalahan bukan terjadi karena pihak penjual, maka berikan penjelasan yang disertai dengan bukti dan menyatakan kesiapan untuk membantu penyelesaiannya.
3. Minta maaf atas kelalaian, baik kesalahan yang dilakukan oleh penjual atau pun pihak pengirim barang.

Contoh surat tanggapan pengaduan

UD. KITA KAYA

Jalan Untung Suropati No. 44

Yogyakarta

Telp (0272) 9999999

--------------------------------------------------------------------------

No       : 22/KK/STP-3/X/2015                                   29 Oktober 2015

Kepada

Toko Makmur Raya

Jalan Mawar Melati D No.11

Klaten

Perihal : Pengiriman barang pengganti

Dengan hormat,

Berdasarkan pada surat Saudara No. 24/MR/SP-6/X/2015 tanggal 24 Oktober 2015, kami telah melakukan pengecekan. Ternyata, sopir pada pihak pengirim barang mengakui kesalahan yang mengakibatkan barang pesanan Saudara ada yang rusak.

Untuk itu, kami minta maaf atas kesalahan dan kami akan segera mengganti barnag yang rusak tersebut.

Sebagai pengganti, maka kami kirimkan barang sebagai berikut.

1. 1 unit TV LCD Toshiba 21’ No. Seri T-P092

2. 1 unit TV LCD Sharp 14’ No. Seri S-L-021

Demikianlah, harap Saudara memaklumi adanya kesalahan ini. Semoga kerja sama selalu kita teruskan dengan baik. Terima kasih.

Hormat kami,

Direktur Penjualan,

(Surya Agnanto)