Membuat Surat Janji Temu untuk Kegiatan Bisnis
Cara Membuat dan Contoh Surat Janji Temu
Dalam suatu kegiatan bisnis, seringkali perusahaan
mengadakan pertemuan dengan rekanan. Pertemuan ini dapat diadakan dengan
berbagai maksud dan tujuan yang pada intinya berguna untuk memperlancar
hubungan bisnis.
Sebuah lembaga atau perusahaan seringkali memiliki agenda
untuk bertemu, misalnya untuk mempresentasikan atau memaparkan tujuan –tujuan
yang lain dari perusahaan dengan lebih meyakinkan. Pemaparan dengan bertemu ini
adalah hal penting ketimbang sekedar menjelaskan sesuatu lewat surat semata.
Memang, ada banyak hal yang sulit untuk diutarakan secara
jelas hanya lewat surat. Untuk itulah, sekretaris suatu perusahaan perlu
membuat janji temu atau to fix an appointment.
Surat janji temu merupakan bentuk surat niaga yang dibuat
dengan tujuan untuk membuatkan janji pertemuan antara dua atau lebih pihak
dalam suatu perusahaan.
Surat janji temu ini biasa disebut untuk kegiatan niaga atau
bisnis. Selain surat janji temu, ada pula surat audiensi yang pada intinya juga
memiliki fungsi yang serupa. Bedanya, surat audiensi ini dibuat oleh kelompok
masyarakat atau perorangan untuk dapat bertemu dengan tokoh masyarakat, tokoh
politik, pejabat tinggi negara atau pun para pemimpin.
Surat janji temu hendaknya dibuat dengan bahasa yang formal.
Di dalamnya, juga perlu mengutarakan maksud pertemuan secara singkat namun
tetap jelas. Waktu dan tempat pertemuan pun juga hendaknya disampaikan dengan
jelas layaknya sebuah undangan. Agar lebih jelas, dapat dilihat pada contoh
surat janji temu seperti berikut ini.
Contoh Surat Janji
Temu
PT Galaksi Bima Sakti
Jalan Andromeda Blok A No 15,
Jakarta Barat
---------------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 99/GBS/I/2016 11
Januari 2016
Yth. Sekretaris Direksi
PT. Bumi Pertiwi
Ruko Maggelan 11, Jakarta Barat
Hal : Permohonan janju temu dengan Ibu Dinar Permata
Dengan hormat,
Direktur kami,
Bapak Bima Gradiardi, bermaksud untuk mengadakan pertemuan bisnis dengan
direktur PT. Bumi Pertiwi, Ibu Dinar Permata sambil makan siang. Pertemuan
tersebut kami rencanakan berlangsung pada hari Kamis, 14 Januari 2016, pukul
11.00 – 13.00. Tempat pertemuan yang kami usulkan adalah Restoran Rathuque, Jalan
Hayam Wuruk No. 123, Jakarta Barat.
Sehubungan
dengan rencana tersebut, kami ingin mengetahui apakah pada tanggal dan waktu
tersebut, Ibu Dinar Permata dapat menerima kunjungan kami? Kami menunggu kabar
dari Anda.
Atas perhatian
Anda, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ttd
Cinta Lhaymasari
Sekretaris Direksi