Praktek Membuat Surat Permintaan Daftar Harga

Dalam suatu kegiatan transaksi niaga, umumnya diawali dengan adanya suatu permintaan. Permintaan yang dilakukan dapat dikarenakan berbagai tujuan. Salah satu tujuannya bisalnya untuk meminta informasi mengenai barang yang hendak dibeli.

Informasi yang diminta ini biasanya adalah mengenai harga barang dan disertai dengan keadaan barang. Dapat meliputih merk, kualitas, keterangan teknis dan lainnya yang berhubungan dengan barang yang bersangkutan.

Umumnya, permintaan informasi mengenai produk ini juga disertai dengan permintaan keterangan mengenai syarat pembayaran, penyerahan, potongan harga serta hal lain lagi yang hendak diketahui, yang umumnya terkait proses traksaksi niaga tersebut.

Apabila informasi yang diminta adalah mengenai harga barang, maka biasanya informasi ini diminta dalam bentuk daftar harga. Daftar harga adalah sebuah daftar yang memuat berbagai jenis atau tipe barang yang disertai dengan harga satuannya.

Selain daftar harga, dapat juga seorang calon pembeli meminta katalogs, yakni daftar harga yang berbentuk buku yang didalamnya memuat informasi barang secara lebih lengkap selain nama barang dan keterangan harganya, yakni keterangan singkat tentang barang yang ditawarkan serta nomor kodenya dan gambarnya. Biasanya, katalog juga digunakan untuk daftar harga baku.

Untuk beberapa jenis barang tertentu, biasana keterangan mengenai keadaan barang ini sudah disediakan dalam bentuk brosur, buku selebaran (booklet), kertas selebaran (leaflet), atau prospektus.

Beberapa jenis barang tertentu dapat pula diminta untuk pengiriman monster atau sampel. Prospektus biasanya digunakan untuk memberikan informasi mengenai jasa yang ditawarkan. Misalnya saja prospektus asuransi, bank, kursus dan lainnya.

Surat yang ditujukan dengan maksud untuk meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang yang akan dibeli, serta syarat-syarat pembayaran atau hal lain yang diperlukan ini disebut dengan surat permintaan penawaran. Surat ini tergoling sebagai surat membeli.

Surat membeli ini juga terkadang dibuat lebih spesifik untuk meminta daftar harga sehingga jenis surat ini juga disebut sebagai surat permintaan daftar harga. Sebagai surat membeli, maka kedudukan yang dimilikinya cukup sehingga surat permintaan daftar harga tidak perlu disusun dengan gaya yang sangat menarik.

Surat permintaan daftar harga ini cukup ditulis dengan daya sederhana, singkat dan jelas maksudnya. Hal yang ingin diketahui atau ditanyakan si pembeli hendaknya diutarakan secara singkat, jelas dan tidak menimbulkan keragu-raguan bagi penerimanya.

Baca juga: Contoh Surat Kuasa dalam Organisasi

Hal utama yang perlu ditulis dalam surat permintaan daftar harga

Adapun pokok atau hal utama yang perlu dituliskan dalam surat permintaan penawaran ini pada umumnya mengenai beberapa hal berikut ini :

Nama atau jenis barang yang diinginkan
Merk, kualitas atau keterangan teknis barang
Permintaan harga atau keterangan harga atau daftar harga
Banyak barang yang diperlukan (bila perlu)
Potongan harga
Syarat pembayaran dan penyerahan
Kesungguhan untuk membeli dan kekuatan membeli (bila perlu)

Contoh surat permintaan penawaran

PT SANG MENTARI

Jalan Raya Mekar 111

Semarang, Jawa Tengah

---------------------------------------------------------------

No : 111/2015 21 November 2015

Hal : Permintaan daftar harga

Kepada PT PUTRA BIMA

Jalan Pasar Baru 99

Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Nama dan alamat perusahaan Saudara sebagai importir alat atau barang listrik kami peroleh dalam “Direktori Bisnis DKI Jakarta tahun 2015”.

Selanjutnya perkenankanlah kami memperkenalkan diri sebagai pedagang alat atau barang listrik di kota Bandung sejak beberapa tahun laanya. Kami telah memounyai langganan toko penjual alat listrik di seluruh Jawa Tengah.

Untuk mensuplai para langganan kami tersebut, kami berminat untuk membeli alat/bahan listrik yang Saudara impor. Karenanya kami harap Saudara memberikan daftar harganya disertai syarat pembayaran dan penyerahannya.

Jika harganya bersaing, kami akan memeesan dalam partai besar. Untuk pembelian tersebut kami minta diberitahukan berapa besar karting yang dapat Saudara berikan.

Jika ada monster atau sampel barang tersebut, kami harap Saudara dapat mengirimkannya kepada kami.

Kabar dan kiriman Saudara sangat kami nantikan.

Hormat kami

PT SANG MENTARI

Sastro Harjo

Direktur