Tata Cara Penulisan Tempat dan Tanggal Surat

Di dalam sebuah surat, memperhatikan tata cara penulisan yang baik dan benar adalah hal yang penting. Termasuk juga untuk memperhatikan tata cara penulisan tempat dan tanggal surat.

Tempat dan tanggal surat adalah salah satu bagian surat yang memang tidak pernah terlewatkan dalam setiap penulisan surat. Surat dinas, surat niaga maupun surat pribadi, semua umumnya perlu dituliskan tanggal serta tempat di mana surat tersebut dibuat.

Baca juga: How to Write a Business Letter for Import Inquiry

Penulisan tempat serta tanggal surat ini pun terdapat aturan -aturan tersendiri yang perlu dipenuhi. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis

1. Untuk surat berkop atau surat yang mempunyai kepala surat yang di dalamnya telah memuat alamat lengkap dan jelas di dalamnya, maka pada surat tersebut tidak perlu dituliskan nama kota lagi.

Contoh :

PT. Angkasa Raya Jaya

Blok A3/ 999, Magelang 999999

Telp 090909090, Fax 090909099

Email : admin@arj.net.id

---------------------------------------------------------

Nomor : 909/ ARJ/ III/ 2016              11 Maret 2016

2. Surat berkop yang di dalam kopnya tidak memuat alamat pengirim dan hanya memuat nama perusahaannya saja, serta logo atau slogan dari perusahaan saja. Maka kota tempat pembuatan surat wajib dituliskan.

Berikut contohnya :

PT Angkasa Raya Jaya

Selalu Menginspirasi

-------------------------------------------------------------

Nomor : 909/ ARJ/ III/ 2016              Magelang, 11 Maret 2016

3. Surat dengan model tanggal surat yang ditempatkan di bagian bawah kanan kertas surat. Surat seperti ini apabila pada surat yang menggunakan judul maka nama kota wajib dituliskan.

Contoh :

………………………………………..

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Magelang, 11 Maret 2016

Yudhis Respati

Direktur Utama

Fungsi penanggalan pada surat

Penanggalan di dalam surat ini pada dasarnya memiliki fungsi khusus. Fungsi penanggalan pada surat menurut Marjo (2005), yakni :

a. sebagai informasi tentang waktu penulisan surat

b. sebagai petunjuk untuk mengingat kembali dan pengendalian bagi penerima,

c. sebagai referensi serta petunjuk bagi petugas administrasi, filling, dan kearsipan.

Selain itu, ada juga aturan lain yang terkait dengan penulisan tempat dan tanggal surat. Aturan tersebut meliputi :

1. Tempat dan tanggal surat secara umum dituliskan di pojok kanan atas, sejajar dengan nomor surat
2. Nama tempat dan tanggal surat dipisahkan dengan koma
3. Di belakang tanggal tidak dibenarkan menggunakan tanda titik. Sebagai contoh: Magelang, 11 Maret 2016. (seharusnya tanpa titik)
4. Penulisan tanggal tidak dibenarkan memakai tanda hubung, seperti contoh berikut : 11 - 03 - 2016.
5. Penulisan bulan tidak dibenarkan menggunakan angka. Sebagai contoh : 11 - 03 - 2016