Surat Bahasa Inggris Complaining Letters karena Mutu Barang Tidak Sesuai
Ketika memutuskan untuk berdagang, tentu orientasi utamanya
adalah soal keuntungan. Ketika bisa mendapatkan keuntungan yang setinggi
mungkin, maka hal itu akan lebih baik. Salah satu cara untuk bisa mendapatkan
keuntungan yang tinggi adalah bila ada banyak pelanggan yang membeli barang
dagangan kita.
Untuk bisa menarik pelanggan sebanyak mungkin, berarti kita
juga perlu memuaskan pelanggan atau memenuhi apa yang diinginkan oleh para pelanggan
sebagai konsumen. Karenanya, setiap penjual akan selalu berusaha untuk tidak
mengecewakan para pelanggannya.
Penjual umumnya akan senantiasa berusaha memberikan
pelayanan dan produk yang terbaik untuk para pelanggan. Dengan begitu, para
pelanggan bisa merasa puas dan kembali lagi untuk membeli di kemudian hari,
atau bahkan ikut mempromosikan barang dagangan kita pada kenalan mereka.
Akan tetapi, ada kalanya apa yang sudah diusahakan sebaik
mungkin oleh para penjual ini tidak diterima dengan baik oleh para pembelinya.
Bisa saja, barang yang diterima oleh pihak pembeli dirasa tidak sesuai mutunya
dengan barang yang dipesan.
Ketika hal ini terjadi, maka pembeli umumnya akan
menyampaikan keluhannya. Keluhan pembeli ini bisa disampaikan dalam bentuk surat,
yang disebut sebagai surat keluhan atau surat pengaduan. Dalam bahasa Inggris,
surat keluhan ini juga disebut complaining letters.
Jika Anda adalah pihak pembeli yang hendak mengajukan complaining
letters, maka Anda perlu memperhatikan kaidah penulisan complaining
letters ini. Suatu surat keluhan atau surat pengaduan harus dibuat dengan
bahasa yang sopan, jelas dan langsung pada tujuan.
Untuk memudahkan pemrosesan keluhan yang disampaikan, dalam
surat pengaduan tersebut juga perlu dituliskan nomor pesanan, jenis barang yang
dipesan, waktu pengiriman barang, serta keluhan yang disampaikan. Jika ada
informasi lain yang penting terkait keluhan akan barang yang dibeli, maka
hendaknya juga disampaikan.
Kali ini, kita akan belajar membaut surat pengaduan dalam
bahasa Inggris atau complaining letters. Contoh kasus yang kita bahas
adalah sebuah complaining letters yang disampaikan karena mutu barang
yang tidak sesuai dengan pesanan pembeli.
Berikut ini akan disajikan contoh surat pengaduan dalam bahasa
Inggris. Namun sebelumnya, akan disajikan pula beberapa contoh paragraf pembuka
(opening paragraph) dan paragraf penutup (closing paragraph) yang
biasa digunakan dalam surat pengaduan bahasa Inggris karena mutu barang yang
tidak sesuai pesanan.
Contoh Opening Paragraph Complaining Letters
- We have received a number of complaints from several customers concerning the goods you dispatched on …
Kami telah menerima sejumlah
keluhan dari ebberapa pelanggan mengenai barang -barang yang Saudara kirimkan
pada tanggal ....
- When we come to examine the goods we received on … we found that ….
Ketika kami memeriksa barang
-barang yang kami terima tanggal … kami menemukan bahwa ...
Contoh Closing Paragraph Complaining Letters
- We look forward to hearing that the replacement will be sent by return.
Kami menunggu kabar dari Saudara
bahwa penggantinya akan dikirimkan secepatnya.
- We look forward to having your comments by return.
Kami menunggu tanggapan
-tanggapan Saudara secepatnya.
Contoh Surat Pengaduan Bahasa Inggris
PT. LINGGAR JATI
Jalan Arjuna Wiwaha B5
No 55
Banjarmasin,
Kalimantan Selatan
------------------------------------------------------------------------
15th October, 2016
Mr. Smith Hegel
Marketing Manager
PT. Gee’s Crafty
11 Jln. Bhayangkara Pusat
Bangka
Dear Mr. Hegel,
Subject : Our Order No. 111 DD
After carefully examining the goods supplied to our order
No. 111 DD of 11 October, we must express our disappointment at the quality of
the goods. The goods you sent does not match the samples you showed us when we
met before. Some of them are so poor, and we believe that there must have been
some mistake in making up our order.
As the quality of the goods are quite unsuited to our needs,
we have no choice but to ask you to replace them by those of the quality
ordered.
We should be obliged if you could investigate this matter,
and as the goods are urgently needed, please let us have the replacement as
soon as possible.
Yours sincerely,
TTD
Yaksa Ramadi
Purchase Manager