Contoh Surat Pengaduan (Klaim)

Belajar Membuat Surat Pengaduan atau Surat Klaim dalam Surat Menyurat Niaga

Dalam hubungan perniagaan, seringkali para penjual atau pun pembeli harus menyampaikan suatu hal yang tidak sesuai dengan kesepakatan. Penyampaian hal yang dianggap kurang memuaskan salah satu pihak ini disebut dengan pengklaiman atau pengaduan.

Dalam hubungan antar perusahaan, pengaduan ini biasanya dilakukan melalui surat menyurat niaga yang menggunakan surat pengaduan atau klaim. Adapun yang dimaksud dengan surat pengaduan atau surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan.

Surat pengaduan biasanya dibuat karena jumlah/ mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkaran dari isi perjanjian yang telah disepakati sebelumnya. Seseorang yang menulis surat pengaduan biasanya ditujukan untuk:

• Menyelesaikan proses jual beli agar memuaskan kedua belah pihak 
• Meningkatkan hubungan baik yang sudah dibina agar tidak sampai putus karena kesalahan yang tidak disengaja.
• Mengingatkan penjual agar memberikan pelayanan yang memuaskan karena pembeli adalah raja, sehingga pelayanan yang baik dapat mendatangkan pelanggan yang setia.
• Meminta informasi atau keterangan kepada penjual, harus kepada siapa dirinya menuntut ganti rugi jika kesalahan bukan pada pihak penjual.

Baca juga: Contoh Surat Berita Acara Serah Terima Barang

Untuk menanggapi pengaduan ini, ada pula alternatif penyelesaian pengaduan yang diantaranya dapat meliputi :
Meminta potongan harga, jika pengaduan disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman barang.
Meminta pergantian barang, jika tidak mungkin untuk menjualnya karena rusak atau kesalahan mutu dari barang yang dipesan.
Meminta pengiriman barang yang kurang jika memang jumlah yang dikirim kurang.
Meminta pengganti kerugian berupa uang, jika barangnya tidak diganti.

Untuk menyusun surat pengaduan yang baik, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti berikut ini :

• Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.
• Sampaikan dengan bahasa yang santun, meskipun Anda merasa tidak puas.
• Sebutkan jenis dan jumlah barang yang Anda adukan.
• Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata.
• Jelaskan penyelesaian pengaduan yang Anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah pihak.

Baca juga: Contoh surat izin cuti bersalin

Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat contoh dari surat pengaduan berikut ini :

PT. AMAT KAYA

Jalan Jaya Raya V Blok B. 1/ No 11

Cipondoh Raya, Telp (021) 632123

Kota Jakarta 15120

Jakarta Selatan

Nomor             : 222/AK/VI/2015                                                       12 Juli 2015

Lampiran         : -

Hal                  : PENGADUAN ATAS KIRIMAN BARANG

Kepada

Yth. Manager Pemasaran PT. Jaya Adinda

Jalan Beringin Raya III No. 66

Surakarta

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan bahwa, kiriman Saudara berupa :

1.                    4 buah lemari es merek Panasonic

2.                    5 buah AC merek Panasonic

3.                    3 AC merek Toshiba

4.                    2 lemari es merek Polytron

Telah sampai di tempat kami, dan kami mengucapkan terima kasih.

            Namun, dengan sangat menyesal kami harus sampaikan bahwa setelah peti - peti barang tersebut kami buka, ternyata di dalam peti dengan kode ST-1 ada sebuah lemari es yang rusak. Kerusakannya yaitu di bagian freezer atau pendingin lemari es tersebut yang tidak dapat berfungsi, sehingga lemari es tersebut tidak dapat dipergunakan.

Menurut kami, kerusakan lemari es tersebut disebabkan karena pengepakan barang yang kurang pas sehingga sekrup di bagian freezer terlepas saat terjadi guncangan yang mengakibatkan lemari es tersebut menjadi rusak.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka dengan ini kami minta kepada Saudara agar dapat segera mengirimkan penggantinya dan kami akan segera pula mengirimkan barang yang rusak tersebut ke alamat Saudara atas beban biaya Saudara.

Demikian keterangan yang dapat kami sampaikan, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                            Hormat kami,

                                                                                                           

                                                                                                            Dina Danita

                                                                                                     Manager Pemasaran