Contoh Surat Pesanan

Belajar Membuat Surat Pesanan yang Baik

Dalam hubungan perniagaan, komunikasi yang dilakukan antar perusahaan masih sering menggunakan surat – surat niaga. Baik, surat niaga dalam bentuk tertulis mau pun dalam bentuk surat elektronik. Surat niaga ini bermanfaat sebagai jalan untuk memperlancar hubungan kerjasama bisnis yang terjalin.

Salah satu bentuk surat niaga adala surat pesanan. Surat pesanan merupakan surat yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual yang isinya berupa pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

Pada dasarnya penyusunan jenis surat pesanan cukup singkat, padat, tetapi jelas sehingga tidak menimbulkan keraguan pad pihak si penjual. Adapun hal - hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan, yakni sebagai berikut :

• Menyebutkan informasi ketertarikan mengenai hal yang dipesan, misalnya berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.
• Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar lebih jelas serta mudah dalam melayani dan mengeceknya.
• Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
• Menyebutkan cara pembayaran.
• Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
• Menyebutkan cara pengepakan yang diinginkan.

Bila pokok isi surat penawaran telah dipahami, maka dalam melakukan pemesanan perlu mempertimbangkan hal-hal berikut ini sebelum membuat surat pesanan. Pertimbangan tersebut antara lain berupa :

• Keadaan atau kemampuan keuangan untuk memesan secara tunai atau kredit
• Pesanan hendaknya didasarkan pada keperluan daripada sekedar keinginan
• Perhitungan atas resiko pemilihan barang di kemudian hari
• Mendasarkan pesanan pada pilihan sendiri
• Persyaratan dalam surat penawaran tidak perlu terlalu memberatkan pesanan

Baca juga: Contoh Surat Referensi Bank

Untuk lebih jelasnya, bisa diperhatikan contoh penulisan surat pesanan berikut ini :

PT. SURYA PERKASA

Jalan Bunya Raya V Blok A. 4/ No 19

Cipondoh Raya, Telp (021) 654321

Kota Jakarta 15120

Jakarta Selatan

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nomor             : 095/SS/VI/2015                                                         11 Juni 2015

Lampiran          : Dua lembar

Hal                   : PESANAN BARANG

Kepada

Yth. Manager Pemasaran PT. Pratama Raya

Jalan Jaya Wijaya I No. 67

Surakarta

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat penawaran Saudara No. 068/PR/VI/2015 tanggal 3 Juni 2015. Dengan ini, kami hendak menyampaikan pesanan kami terhadap barang-barang produksi dari perusahaan Saudara, sebagai berikut:

1.    4 buah lemari es merek Polytron

@ Rp 1.500.000,-                                           = Rp   6.000.000,-

2.    5 buah AC merek Panasonic

@ Rp 2.000.000,-                                           = Rp   10.000.000,-

3.    2 buah LCD TV 29 inch merek Toshiba

@ Rp 2.500.000,-                                           = Rp   5.000.000,-

4.    2 buah mesin cuci merek Toshiba

@ Rp 2.000.000,-                                           = Rp   4.000.000,-  +

Jumlah                                                                 Rp 25.000.000,-

Discount 10%                                                      Rp   2.500.000,-  +

Jumlah dibayar                                         Rp 22.500.000,-

Terbilang : (dua puluh dua juta lima ratus ribu rupiah)

Pembayaran sebesar 50% dari harga pembayaran di atas telah kami kirimkan melalui Bank BRI cabang Jakarta Selatan dan terlampir copy pembayarannya.

Berhubung barang-barang tersebut sangat kami butuhkan, kami meminta agar pengiriman barang sudah sampai di alamat kami paling lambat tanggal 25 Juni 2015.

Sambil menunggu kiriman barang dari Saudara, atas perhatian yang diberikan kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                            Hormat kami,

                                                                                                           

                                                                                                            Alvira Ningsih

                                                                                                       Manager Pemasaran