Cara Membuat Surat Permintaan Penawaran Dilengkapi Contoh

Dalam kegiatan perniagaan, surat menyurat adalah hal yang berperan penting. Transaksi serta hubungan yang terjadi antara penjual dan pembeli akan lebih lancar dengan adanya surat menyurat. Selain itu, suatu proses jual beli pun umumnya diawali dengan adanya permintaan dari calon pembeli melalui surat permintaan penawaran.

Pentingnya surat permintaan penawaran dalam transaksi ini membuat para pihak yang terlibat dalam bisnis atau niaga perlu untuk mengetahui bagaimana cara membuat surat permintaan penawaran yang baik, serta contoh surat permintaan penawaran tersebut.

Pengertian surat permintaan penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh calon pembeli untuk calon penjual, yang berisi tentang permintaan mengenai keterangan suatu barang tertentu yang ingin dibeli.

Selain melalui surat permintaan penawaran, seorang calon pembeli yang hendak memperoleh informasi tentang produk yang diinginkan, juga bisa menyampaikannya melalui surat permintaan daftar harga.

Untuk surat permintaan penawaran, di dalamnya si calon pembeli dapat menuliskan informasi apa saja yang dibutuhkan sebelum melakukan transaksi. Informasi yang biasanya dibutuhkan oleh calon pembeli ini dapat berupa daftar harga barang, syarat – syarat pembayaran, jumlah yang hendak dibeli, kualitas, cara pemeliharaan, diskon yang bisa diberikan dan lain hal.

Baca juga: Contoh Surat Penawaran Jasa Bank

Cara membuat surat permintaan penawaran

Untuk membuat surat permintaan penawaran, dapat dimulai dengan langkah perencanaan yang tepat. Perencanaan ini harus disusun secara jelas dan lengkap agar penjual nantinya dapat menangkap apa yang diinginkan oleh calon pembeli tanpa makna ganda.

Cara membuat surat permintaan penawaran ini dapat dimulai dengan terlebih dahulu meninjau isi surat permintaan secara jelas dan lengkap. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam isi surat permintaan penawaran secara umum yakni:

1. Jenis barang yang diinginkan
2. Jumlah barang yang dibutuhkan 
3. Kualitas yang diharapkan dan jika memungkinkan bisa dengan penyertaan contoh
4. Potongan harga yang ada
5. Syarat penyerahan barang dan pembayaran

Setelah mengetahui isi surat permintaan penawaran yang hendak, maka dapat diperhatikan cara menyusun surat permintaan penawaran berikut yang hendaknya berpedoman pada beberapa hal berikut:

1. Meminta keterangan yang terperinci tentang barang yang dibutuhkan.
2. Menyatakan dengan jelas alasan – alasan yang mendorong kenapa mengajukan permintaan penawaran tersebut.
3. Bantu penjual atau pembaca dalam memberikan sesuatu yang kita butuhkan dengan menunjukkan semua data yang ada hubungannya dengan barang yang kita butuhkan.
4. Akhiri surat dengan kata – kata yang mengutamakan itikad baik yang saling menguntungkan kedua belah pihak, misalnya dengan ucapan terima kasih atau penghargaan.

Perlu diketahui bahwa seorang calon pembeli dapat juga membuat surat permintaan penawaran untuk disampaikan sekaligus pada beberapa perusahaan. Dengan demikian, maka calon pembeli bisa berkesempatan untuk memperoleh penawaran harga yang paling menguntungkan.

Baca juga: Contoh Surat Keterangan Permintaan Cuti Haji

Contoh surat permintaan penawaran

Firma MEGAH NURANI

Jalan Nusantara 4 / 88 Kota Jakarta Pusat

Telp 021 666666, e-mail admin@megahnurani.com

--------------------------------------------------------------------------------------------------

No       : 91 / P / 9 / 15                                                             12 September 2015

Lamp   : -

Hal      : Permintaan Penawaran Harga Sabun

CV. BIMA PANGGAL

Jalan Jendral A Yani 123

Surabaya

Dengan Hormat,

Dari salah seorang relasi kami yang ada di Surabaya, kami mendapatkan informasi bahwa perusahaan Saudara menyediakan kulit ular ukuran dua meter yang baik kualitasnya.

Sehubungan dengan adanya permintaan dari negara Swedia mengenai produk tersebut, maka kami meminta daftar harga yang ditawarkan per kilo atau per buahnya. Selain itu, mohon diberikan syarat pembayaran dan penyerahannya, demikian pula dengan cara pengiriman dan pengepakannya karena barang tersebut akan dikirim langsung ke Swedia. Jika harganya memuaskan, maka kami akan melakukan pemesanan sejumlah 1 ton.

Agar pesanan dapat segera kami lakukan, kami harap Saudara dapat segera memberikan informasi yang kami butuhkan. Terima kasih.

Hormat kami,

Fa Megah Nurani

Dinar Cintami

Direktur

B/KS