Contoh Surat Penagihan atau Surat Peringatan Pertama

Dalam kegiatan bisnis yang menyangkut hitang piutang, ada kalanya pihak debitur tidak mengirimkan pembayaran hutangnya, walaupun tanggal pelunasannya sudah lewat, dan tidak juga diterima surat permintaan penangguhan pembayaran. Apabila hal seperti ini terjadi, maka kreditur dapat mengirimkan surat penagihan.

Surat penagihan adalah surat yang dituliskan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli ketika pembeli tidak atau belum memenuhi kewajiban dalam membayar hutangnya atas barang – barang yang telah diterimanya, meskipun jangka waktu atau jatuh tempo pembayaran sudah lewat.

Pada kenyataannya, keadaan seperti ini memang sering terjadi, sekalipun pihak penjual sudah berhati – hati pada waktu akan memberika kredit (kepercayaan) kepada pemesan. Tentu saja para penjual telah sejauh mungkin meneliti para pemesan yang benar – benar mampu dan dianggap terpercaya.

Biarpun demikian, diantara pelanggan mungkin saja terjadi kesengajaan atau tidak disengaja sehingga lupa memenuhi kewajiban membayar hutang tepat pada waktunya yang telah ditentukan. Langganan – langganan yang seperti inilah yang perlu mendapatkan perhatian khusus, salah satunya dengan cara mengirimkan surat penagihan.

Baca juga: Cara Membuat Daftar Pelanggan dan Analisis Umur Piutang

Belajar menulis surat penagihan

Dalam menulis surat penagihan, hendaknya dilakukan dengan hati – hati dan bijaksana. Sebab, lengganan yang tidak atau belum membayarkan hutang – hutangnya tersebut mungkin saja melakukannya dengan tidak disengaja, misalnya saja karena lupa atau mungkin sedang terjadi kesulitan yang menimpa dirinya.

Meski gaya bahasa dalam surat penagihan harus mencerminkan maksud yang pasti, tapi bila disertai tindakan yang hati – hati, ramah, dan sopan, maka hal ini bisa lebih baik dan tidak berpotensi menimbulkan kerugian dari hubungan baik yang sudah dijalin. Sebab, tujuan dari surat penagihan tidak hanya untuk mendapatkan uang, tapi juga untuk mempertimbangkan good will yakni hubungan baik.

Isi surat penagihan

Isi surat penagihan atau hal – hal yang perlu disebutkan dalam surat penagihan, antara lain :

1. Pernyataan jangka waktu yang telah lewat
2. Jumlah piutang
3. Tanggal jatuh tempo (di dalam penjualan barang, dan disertai dengan penunjukkan tanggal dan nomor faktur)
4. Cara pelunasan pembayaran
5. Lain – lain yang dianggap perlu

Surat penagihan pada dasarnya sama dengan surat peringatan. Untuk surat penagihan yang pertama kali, juga disebut sebagai surat peringatan pertama. Dalam surat peringatan pertama ini, pada dasarnya hanya sekedar pemberitahuan tentang adanya rekening yang belum diselesaikan, sedangkan peringatannya lebih bersifat samar – samar.

Surat peringatan yang pertama ini bisa dilakukan dengan samar – samar, misalnya bersamaan dengan menawarkan barang baru, lalu disertai teguran. Atau bersamaan dengan membalas surat pesanan yang disisipkan dengan rekening yang belum dilunasi dan sebagainya.

Baca juga: The Right Way to Addressing an Envelope

Contoh surat penagihan atau surat peringatan pertama

CV ASIA TEX CENTRAL

Jalan Parkit 111, Semarang

--------------------------------------------------------------------

Toko “Utama Raga”                                                   14 Oktober 2015

Jalan Matahari 11

            Rembang

Dengan hormat,

Baru – baru ini, kami telah menerima kiriman tekstil dalam bermacam – macam warna dari Jepang dan Hongkong. Coraknya sangat bagus dan harganya turun rata – rata hingga 12 %, jika dibandingkan dengan 2 bulan yang lalu. Daftar harga untuk barang – barang tersebut kami lampirkan bersama dengan surat ini.

Di samping itu, pada kesempatan ini kami pergunakan juga untuk memberikan kepada Tuan, bahwa pada waktu memeriksa buku – buku debitur, kami dapati catatan debet sebesar Rp 14.600.000,00 (empat belas juta enam ratus ribu rupiah), yakni pada faktur kami no.86 tertanggal 5 September 2015. Menurut perjanjian, faktur tersebut seharusnya telah Tuan bayarkan selambat – lambatnya satu bulan setelah tanggal faktur, atau tepatnya pada pada 5 Oktober 2015. Mungkin karena kesibukan, Tuan tidak sempat mengirimkan jumlah uang tersebut.

Sambil menunggu pesanan baru dari Tuan, kami mengharapkan pembayaran rekening tersebut. Atas perhatian Tuan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

CV. ASIA TEX SENTRAL

Ttd

Aria Bima Sakti

Direktur