Contoh Surat Penyesuaian terhadap Pengaduan Kirim Barang

Dalam setiap kesepakatan penawaran, maka kedua belah pihak yakni pembeli dan penjual harus telah menyetujui syarat – syarat jual beli yang dilakukan. Syarat – syarat yang telah disepakati ini hendaknya memuat tentang beberapa hal seperti:

1. Keadaan barang – barang (banyaknya, mutu, ukuran dan lainnya)
2. Waktu dan tempat penyerahan
3. Bagaimana proses pembayarannya
4. Kapan dilakukan pembayaran, dan lain sebagainya

Namun, meskipun kesepakatan telah dibuat dan disetujui oleh kedua belah pihak, bukan tidak mungkin proses jual beli ini mengalami hambatan karena kondisi – kondisi yang tidak sesuai dengan persyaratan yang ada.

Pada kenyataannya, seringkali terdapat hal – hal yang tidak bisa dihindari yang membuat pesanan menjadi kurang menyenangkan bagi si pemesan. Misalnya saja karena barang – barang yang diterima tidak sesuai kualitasnya dengan yang diharapkan, jumlahnya kurang atau ada yang hilang di tengah perjalanan, banyak yang rusak, waktu pengiriman yang terlambat, dan lainnya.

Jika hal seperti ini terjadi, maka pihak pembeli dapat mengajukan claim atau pengaduan kepada si penjual. Untuk dapat mengajukan surat pengaduan kepada pihak penjual, maka harus ada alasan – alasan yang kuat dan juga logis dan tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Apabila seorang penjual telah menerima surat klaim ini, maka sudah seharusnya si penjual segara menyelidiki atau mencari tahu tentang kondisi yang menyebabkan si pembeli jadi merasa tidak puas atau mungkin merasa dirugikan. Ketika menerima surat klaim ini, ada baiknya kalau si penjual selalu mengingat prinsip “the customer is usually right”.

The customer is usually right merupakan sebuah prinsip untuk tidak selalu menyalahkan pembeli, tapi justru untuk menghargainya karena ia selalu berada di pihak yang benar dan ia mengajukan claim karena hal tersebut merupakan haknya sebagai pembeli.

Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Jual Beli Naskah Putus

Untuk memudahkan penyelidikan, perlu diketahui bahwa kesalahan mungkin disebabkan oleh beberapa pihak, semisal:

1. Pihak penjual
2. Pihak pengangkut barang
3. Pihak pembeli sendiri

Apabila ternyata kesalahan atau kelalaian ini disebabkan oleh pihak penjual, maka hendaknya segera menyatakan penyesalan dan minta maaf kepada pemesan dengan mengemukakan alasan – alasan atas terjadinya kesalahan tersebut. Perlu juga penjual menyampaikan penyelesaian yang dapat diberikan penjual atas masalah tersebut.

Penjual dapat menyampaikan hal ini melalui surat penyesuaian. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah contoh surat penyesuaian yang merupakan bentuk tanggapan untuk membalas surat pengaduan yang dilayangkan oleh pembeli atas kesalahan pengiriman.

Contoh Surat Penyesuaian terhadap Pengaduan Kirim Barang

PT. MADU BARATA

Po Box 111 – Yogyakarta

------------------------------------------------------------------------------------

No       : 11/GI/X/15                                                    21 Oktober 2015

Lamp   : -

Hal      : Kekurangan sebanyak 50 kg

Saudara yang terhormat,

Surat Saudara tanggal 18 Oktober 2015 No. 121/BG-X/15 telah kami terima. Setelah kami mengadakan pengecekan di bagian pengiriman, ternyata telah terjadi suatu kelalaian dari petugas kami. Oleh karena itu kami mohon maaf.

Kekurangan gula sebanyak 50 kg hari ini juga telah kami kirimkan melalui Perusahaan Pengangkutan Maltransport.

Mudah – mudahan tanggal 22 Maret besok barang tersebut telah Saudara terima dalam keadaan baik.

Hormat kami,

PT Madu Barata

Ttd

Bahri Sandaro

Kepala Bagian Penjualan