Contoh Surat Penolakan Pesanan Lengkap dengan Penjelasannya

Pesanan yang diterima oleh suatu perusahaan terkadang tidak selalu dapat dipenuhi. Ada berbagai hal yang mungkin menjadi penyebab suatu perusahaan harus menolak pesanan dari para pelanggannya. Misalnya saja karena barang yang dipesan itu tidak ada dalam persediaan atau habis, harganya yang mengalami kenaikan, harga pesanan tidak cocok dengan harga penawaran, jangka waktu penyerahan barang yang dipesan terlalu singkat atau karena hal lain yang membuat perusahaan tidak mampu memenuhi pesanan tersebut.

Karenanya, agar tidak mengecewakan pelanggan yang telah memesan, hal ini perlu diberitahukan dengan segera kepada pihak pemesan. Surat yang memberitahukan bahwa pesanan tersebut tidak dapat dipenuhi disebut sebagai surat penolakan pesanan.

Baca juga: Contoh Surat Panggilan Kerja

Sampaikan Ungkapan Penyesalan

Apabila suatu perusahaan terpaksa untuk menolak suatu pesanan, maka hendaknya dilakukan dengan cara yang bijaksana. Hal ini dimaksudkan agar tidak menimbulkan kekecewaan pada pihak pemesan. Untuk itu, perlu digunakan perkataan atau ungkapan yang bersifat penyesalan atas penolakan atau ungkapan yang bersifat penyesalan atas penolakan pesanan yang bersangkutan.

Tentu saja, Anda juga harus menyampaikan ungkapan penghargaan atau ucapan terima kasih atas pesanan yang diterima. Kemudian, disusul dengan alasan yang logis yang menyebabkan pesanannya tersebut harus ditolak.

Beri Tawaran Solusi yang Baik, Seperti Mengganti Pesanan dengan Barang Sejenis

Apabila dalam surat penolakan pesanan yang disampaikan dengan alasan karena barangnya tidak ada dalam persediaan, tetapi kebetulan perusahaan yang menerima pesanan itu mempunyai barang lain yang sejenis dengan barang yang dipesan, maka sebaiknya kepada pemesan dianjurkan untuk mengganti pesanannya dengan jenis barang yang ada tersebut.

Apabila tidak mungkin untuk menawarkan barang sejenis, maka perusahaan bisa memberikan informasi kepada pemesan untuk membeli barang di tempat lain. Dengan demikian, meskipun pesanannya sudah ditolak, tapi pemesan dapat tetap merasa puas karena perusahaan atau penjual memberikan respon yang baik.

Baca juga: Aneka Contoh Alinea Penutup Surat yang Baik

Contoh surat pesanan dengan anjuran mengganti pesanan

PT DUNIA BARU

Jalan Surya Baru No. 999

Jakarta Pusat

------------------------------------------------------------------

No       : 0999/M/XII/15                                              21 November 2015

Kepada Toko “Elextro Sip”

Jalan Malioboro

Yogyakarta

Hal      : Pesnana Saudara No. 21/P/XII/15

Dengan hormat,

Kami sangat menghargai surat pesanan Saudara No. 21/P/XII/2015 tanggal 18 November 2015 untuk 6 (enam) buah lemari es merk “Sharp” seri X-091.

Tetapi, dengan sangat menyesal kami sampaikan barang tersebut sudah lama tidak ada dalam persediaan kami, karena tidak diimpor lagi. sekarang, kami hanya menjual beberapa macam lemari es hasil rakitan dalam negeri di antaranya merk “Polytron”.

Oleh karena itu, kalau Saudara tidak keberatan, kami anjutkan Saudara mengganti pesanan tersebu dengan lemari es merk “Polytron” hasil rakitan dalam negeri yang mutunya tidak kalah dari lemari es impor.

Bersama ini, kami lampirkan 1 helai brosur lemari es merk “Polytron”. Dengan brosur ini, Saudara akan dapat melihat dan memilih model dan type yang Saudara kehendaki untuk dijual di toko Saudara. Keterangan harganya telah tercantum di dalam brosur tersebut.

Sekiranya, Saudara setuju dengan lemari es tersebut, kami minta Saudara segera memberikan kabar, sehingga kami dapat mengatur pesanan Saudara sebaik-baiknya.

Terima kasih. Kami menunggu kabar Saudara selanjutnya.

Hormat kami,

PT. Dunia Baru

Andi Arif

Direktur

AJ/AR

Lamp : 1 helai