Panduan Lengkap untuk Menyusun Surat Bentuk Resmi (Official Style)

Surat memiliki berbagai macam bentuk atau style. Yang dimaksud dengan bentuk atau style surat ini adalah susunan letak bagian surat (lay out) pada setiap jenis surat. Bentuk surat ini haruslah jelas. Artinya, letak bagian surat harus mudah terlihat dan isinya juga mudah terbaca.

Bentuk atau style surat ini ada berbagai macam, diantaranya ada surat bentuk resmi (official style), surat bentuk balok (block style), surat bentuk setengah balok (semi block style), surat bentuk lekuk (indented style), dan lain-lain. Nah, kali ini kita akan membahas lebih lanjut tentang panduan menyusun surat bentuk resmi atau official style.

Baca juga: Contoh Bentuk Surat Indented Style atau Surat Bentuk Lekuk

Apa itu surat bentuk resmi atau official style?

Pada bentuk surat resmi, lay out suratnya dapat dilihat dari alamat surat yang dituliskan di sebelah kanan di bawah tanggal. Di sebelah kiri, berturut-turut ke bawah ditulis nomor surat, sifat (jika ada), lampiran dan perihal. Kemudian, setiap alinea dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri.

Bentuk surat resmi ini banyak digunakan pada instansi pemerintah dan perusahaan. Setiap surat resmi ini mempunyai bagian yang masing-masingnya memiliki kegunaan tertentu. Dalam penulisan surat resmi, susunan katanya harus singkat, jelas dan rapi. Bila perlu, perkataan yang dipentingkan dapat ditulis dengan huruf besar agar lebih terlihat jelas.

Bagaimana susunan bagian surat resmi?

Susunan bagian surat bentuk resmi atau official style, terdiri dari beberapa bagian seperti berikut ini:
[1]. Kepala surat
[2]. Nomor surat
[3]. Tanggal surat
[4]. Lampiran
[5]. Hal atau perihal
[6]. Alamat
[7]. Pembuka surat
[8]. Isi surat
[9]. Penutup surat
[10]. Tanda tangan penanggung jawab atau pengirim
[11]. Tanda pengenal (initial)
[12]. Tembusan

Surat resmi ini juga biasa digunakan dalam surat menyurat kemiliteran. Kalau dalam surat menyurat kemiliteran, maka ada bagian surat yang disebut “sifat surat”. Sifat surat ini misalnya seperti : biasa, segera, sangat segera atau rahasia/ konfidensial. Sifat surat ini diletakkan di bawah nomor surat.

Agar lebih jelas lagi tentang bagaimana menyusun surat bentuk resmi ini, dapat diperhatikan pada contoh dan keterangan berikut ini.

Baca juga: Contoh Surat Peringatan Terakhir untuk Penagihan Pembayaran

Contoh surat bentuk resmi atau official style

PT PHARMA SAKTI

Jalan Pintu Besar 123

Telp. 021 11111; 22222

Jakarta Pusat

---------------------------------------------------------------

No       : 234/PS/XI/2015                                            22 November 2015

Lamp   : 2 helai

Hal      : Penawaran                                         Yth. PT. PHARMASI NUSA

Harga obat dan                                   Jalan Raya Matraman 11

Bahan obat                                                      Bogor

Dengan hormat,

Memenuhi surat Saudara tanggal 19 November 2015 No. 989/15, bersama ini kami sampaikan 1 (satu) helai “Daftar harga obat dan bahan obat”, baik produksi dalam negeri maupun produksi luar negeri, yang ada dalam persediaan kami.

Untuk pesanan obat atau bahan obat produksi dalam negeri, kami berikan discount sebesar 35 %, sedangkan untuk produksi luar negeri sebesar 12 %. Harga tersebut dari gudang kami di Jakarta.

Mengenai pembayaran barang yang dipesan dapat diberikan kelonggaran waktu dua puluh hari setelah barang diterima. Pengiriman uang pembayaran harap dilakukan melalui BNI 46 Cabang Bogor, dan ongkos pengirimannya dapat dibebankan kepada kami. Faktur asli akan segera kami kirimkan setelah menerima kiriman uang tersebut.

Pengepakan barang dilakukan dengan menggunakan karton dan peti yang kuat, sehingga barang dapat terjamin dengan baik. Sekiranya ada yang rusak, hendaknya segera diberitahukan dan kami akan segera memberikan gantinya.

Menunggu pesanan Saudara selekasnya.

Hormat kami

PT SANG MENTARI

Sastro Harjo

Direktur

S/YH

CC : Kepala Bag. Penjualan