Memahami Bagian Bagian Surat Lengkap dengan Bahasa Surat
Panduan Membuat Surat yang Baik
Dalam membuat
surat, terutama yang dalam bentuk resmi, kita perlu memahami bagian bagian
surat yang ada. Surat yang dibuat dalam ranah bisnis atau pun dinas selalu memiliki
standar bakunya tersendiri yang tak boleh kita tinggalkan.
Dalam sebuah
surat yang dikirimkan oleh suatu lembaga resmi, organisasi, perusahaan atau
dinas, maka surat tersebut memerlukan keterangan -keterangan khusus yang tidak
biasa terdapat pada surat prive atau surat pribadi. Misalnya saja, sebuah surat
bisnis akan memerlukan kop surat.
Selain kop
surat, ada beberapa bagian surat lain yang penting untuk dicantumkan. Nah, agar
kita lebih paham, mari simak bagian bagian surat serta keterangannya berikut
ini. Selanjutnya, kita juga akan belajar sekilas mengenai bahasa surat yang
baik dan benar.
Bagian – Bagian Surat Secara Umum
Bagian bagian surat terdiri dari :
1. Kepala
surat atau Kop Surat
2. Nomor
surat
3. Tanggal
surat
4. Lampiran
5. Perihal
/ hal
6. Alamat
dalam / alamat tujuan
7. Salam
pembuka
8. Isi
surat
9. Salam
penutup
10. Nama
organisasi / perusahaan yang mengeluarkan surat atau nama jabatan
11. Jabatan
12. Penanggung
jawab
13. Tembusan
14. Inisial
Baca juga: Contoh Surat Tanggapan Pengaduan
Berikut keterangannya :
1. Kepala surat atau Kop Surat
Kepala surat atau kop surat berada di bagian paling
atas pada sebuah surat. Hendaknya, kepala surat ini disusun dengan tata letak
yang menarik. Boleh menggunakan format center di tengah, atau dengan format
rata kiri.
Dalam kepala surat, dicantumkan identitas organisasi
atau instansi atau lembaga yang mengirimkan surat tersebut. Identitas tersebut meliputi:
a.
Nama instansi, organisasi, badan, atau lembaga
b.
Alamat lengkap baik kantor pusat maupun cabang
c.
Nomor kotak pos atau tromol pos
d.
Nomor telepon
e.
Nomor facsimile
f.
Alamat kawat dan nomor teleks
g.
Macam usaha atau kegiatan yang dilakukan
h.
Nama banker
i.
Lambang atau logo
Fungsi kepala surat adalah untuk menunjukkan nama dan
alamat badan atau instansi yang mengirim surat. Kepala surat dapat juga
berfungsi sebagai alat promosi perusahaan, identitas perusahaan, dan memberikan
keterangan tentang organisasi atau perusahaan.
2. Nomor surat
Cara membuat nomor surat sangat bervariasi.
Penomorannya dapat disesuaikan dengan pengkodean yang diatur oleh intern
masing-masing organisasi atau perusahaan. Secara umum, nomor surat terdiri dari
:
a.
nomor urut,
b.
kode intern,
c.
bulan (ditulis dengan angka Romawi atau angka Arab)
d.
tahun pembuatan surat.
Contoh Nomor : 123/PTI/II/2016.
Manfaat nomor surat meliputi :
a.
Memudahkan penyimpanan
dan penemuan kembali surat sebagai arsip
b.
Mengetahui jumlah surat yang telah dibuat atau dikirim
dalam jangka waktu tertentu
c.
Menunjukkan sumber dalam hubungan surat menyurat
d.
Mempermudah proses pencatatan surat ke dalam buku
agenda.
3. Tanggal surat
Penulisan tanggal untuk surat yang telah memakai
kepala surat, tidak perlu diawali dengan nama kota. Sebab, nama kota telah
tercantum pada kepala surat. Jadi, cukup dituliskan dengan tanggal bulan dan
tahun.
Penulisan tanggal, bulan, dan tahun surat harus
lengkap, atau tidak boleh disingkat. Contoh: penulisan 28 Feb 16 tidak benar,
seharusnya 28 Februari 2016.
Tanggal mempunyai banyak manfaat. Yakni untuk
mempermudah pencatatan surat dalam buku agenda, mengetahui kapan surat itu
harus dibalas, dan memudahkan mengingat kembali surat yang diarsipkan.
4. Lampiran
Lampiran surat adalah sesuatu atau dokumen yang
disertakan bersama dengan surat yang dikirimkan tersebut. Contoh lampiran dapat
berupa : brosur, daftar harga, faktur, fotokopi bukti pembayaran dan lain-lain.
Surat yang memiliki lampiran memiliki dua kegunaan
yaitu untuk menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk
lampirannya.
Penulisan notasi lampiran harus disesuaikan dengan
bentuk surat yang dipakai. Ada dua cara penulisan lampiran, yakni :
a.
lampiran surat model resmi, notasi lampiran
ditempatkan di sebelah kiri atas, di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan
jumlahnya.
Contoh :
Lampiran :
3 lembar
Lamp :
Tiga lembar
b.
lampiran surat model blok, lampiran ditempatkan di
sebelah kiri bawah kertas. Jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu.
Contoh :
Lampiran :
2 lembar faktur
Lampiran :
(1)
2 lembar formulir
(2)
3 lembar kuitansi
(3)
1 lembar booklet
5. Perihal / hal
Perihal surat berguna dalam memberikan petunjuk pada
pembaca mengenai isi pokok surat. Penulisan perihal pada surat dinas, ditulis
di bawah notasi lampiran, sedangkan dalam surat niaga, perihal ditulis di bawah
alamat surat.
Contoh :
Hal :
Penawaran alat tulis kantor
Perihal :
Undangan rapat tahunan
6. Alamat dalam / alamat tujuan
Penulisan alamat dalam harus jelas karena hal ini
menjadi petunjuk langsung bagi penerima surat.
Contoh cara penulisan alamat tujuan:
Kepada pimpinan organisasi;
Yth. Direktur PT Taruna Parahyangan
Jl. A.H. Nasution No. 24
Bandung 40611
7. Salam pembuka
Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara
teoritis tidak diwajibkan, namun salam pembuka berguna untuk menampilkan kesan
surat yang ramah dan tidak kaku.
Contoh: Dengan hormat,
8. Isi surat
Isi surat terdiri dari alinea pembuka, alinea isi dan
alinea penutup. Alinea pembuka digunakan sebagai pengantar isi surat dan
menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat.
Alinea isi memuat uraian, penjelasan atau keterangan
tentang isi pokok surat yang disampaikan kepada penerima surat. Isi surat yang
disampaikan harus singkat, jelas, dan sopan karena merupakan bagian yang sangat
penting.
Alinea penutup berisi kesimpulan dan isi surat
sesungguhnya. Pada bagian alinea penutup, penulis surat mengemukakan penegasan akan
sesuatu, harapan atau imbauan, dan ucapan terima kasih.
9. Salam penutup
Salam penutup dalam sebuah surat juga secara teoritis
tidak diwajibkan, namun salam penutup berguna untuk menunjukan rasa hormat dan
keakraban pengirim kepada penerima surat.
10. Nama organisasi / perusahaan yang mengeluarkan surat atau nama jabatan
Mencantumkan nama organisasi setelah salam penutup digunakan
untuk surat-surat niaga. Sedangkan untuk surat dinas pemerintah, maka yang
dicantumkan adalah nama jabatan.
11. Jabatan
Dalam surat niaga, penulisan nama jabatan umumnya diletakan
di bawah nama penanggung jawab surat. Ini karena surat niaga jarang yang
mencantumkan nomor pokok anggota organisasi.
12. Penanggung jawab
Orang yang berwenang menandatangani surat adalah orang
yang namanya tercantum dalam surat tersebut yakni orang yang bertanggung jawab
atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakan.
13. Tembusan
Surat menggunakan tembusan jika salinan surat
diberikan kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat. Penulisan
tembusan diletakkan di bagian kiri bawah.
Contoh: Tembusan :
Kepala Bagian Pemasaran
14. Inisial
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan
pengetik surat. Biasanya inisial pengonsep surat dituliskan dengan huruf capital.
Sedangkan inisial pengetik surat dengan huruf kecil.
Menulis
Surat dengan Bahasa Surat yang Baik dan benar
Bahasa surat terdiri dari kalimat- kalimat surat yang
berupa susunan kata-kata yang teratur yang menyatakan makna atau pengertian
secara tertulis. Kalimat yang digunakan dalam menyusun surat harus mampu
menyampaikan pesan kepada penerima surat dengan baik dan benar.
Pesan yang disampaikan harus dapat dimengerti oleh
penerima surat, karenanya susunan kalimat surat harus singkat dan jelas. Singkat artinya tidak berbelit-belit dalam
mengungkapkan gagasan atau langsung menuju permasalahan.
Jelas artinya
kalimat yang ditulis tidak ambigu atau berpeluang untuk dipahami secara berbeda
atau salah. Serta maknanya tidak kabur dan mudah dipahami oleh pembaca.
Dalam surat yang bersifat resmi, maka bahasa surat
harus ditulis dengan kata baku. Kata baku adalah kata yang dianggap paling
benar jika ditinjau dari segi penulisan dan pengucapan. Pembakuan kata mencakup
pemilihan kata-kata.
Apabila ada beberapa kata yang pengertiannya sama maka
harus ditentukan satu atau dua kata yang baku. Contoh : a.n. , s.d. , u.b. ,
Februari, November, Nomor, kuitansi, sistem, izin, dan lain-lain.