Jenis Jenis Surat Dinas

Mengenal Macam Surat Dinas dan Ciri Cirinya

Surat adalah salah satu alat komunikasi yang terbilang penting. Walau pun era modern telah membuat komunikasi via digital berkembang dengan begitu pesat, akan tetapi peranan surat ini tetap besar. Surat selalu jadi bagian penting, baik dalam membina hubungan bisnis maupun dalam relasi antar atau intern kedinasan.

Surat memang ada yang terbagi ke dalam jenis surat niaga dan jenis surat dinas. Nah, kali ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai surat dinas agar kita bisa belajar untuk menulis surat dinas. Sebelum menulis surat dinas, tentu kita perlu mengenal terlebih dahulu apa itu surat dinas.

Apa itu Surat Dinas?

Pengertian surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah, bukan dari instansi swasta. Surat dinas ini digunakan untuk keperluan komunikasi antar kantor, yang biasanya dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat pada sebuah instansi pemerintah.

Yang perlu diketahui, adalah menulis surat dinas sangat berbeda dengan menulis surat pribadi dan surat niaga. Di dalam penulisan surat dinas, terdapat aturan mengenai estetika, isi dan bahasa surat yang memang harus dipatuhi.

Ciri -ciri Surat Dinas

Jika kita ingin menulis surat dinas, maka kita perlu mengenal ciri-ciri umum surat dinas. Ciri-ciri umum surat dinas di antaranya meliputi :

•           Format resmi (sudah baku). Jadi tidak dapat ditulis dengan format semaunya.

•           Isi singkat, padat dan langsung pada maksud dan tujuan.

•           Menggunakan bahasa baku (sesuai EYD), jelas, padat dan juga komunikatif.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas mempunyai fungsi dan kedudukan yang sangat penting di dalam administrasi sebuah instansi pemerintah. Fungsi surat dinas diantaranya yaitu:

•           Sebagai dokumen tertulis

•           Sebagai pedoman kerja, serta panduan dalam membuat keputusan atau kebijakan berikutnya.

•           Sebagai reminder (pengingat) atau arsip jika suatu saat diperlukan

•           Sebagai bukti historis atau sebagai gambaran perkembangan instansi yang bisa dilihat suatu saat nanti.

Baca juga: Macam Macam Surat Promosi Penjualan

Macam-macam Surat Dinas

Surat dinas secara umum ada berbagai jenis. Jenis surat dinas ini meliputi surat permohonan, surat pemberitahuan, surat keterangan, memo atau nota dinas. Berikut ini keterangan mengenai berbagai jenis surat dinas.

1) Surat Permohonan

Surat permohonan dalam surat dinas merupakan surat yang berisi mengenai permintaan atau permohonan kepada pihak lain. Contohnya surat permohonan kepada pejabat tertentu untuk dapat meresmikan suatu acara, permohonan izin, permohonan mutasi dan sebagainya.

Hal-hal yang harus dicantumkan di dalam sebuah surat permohonan ini meliputi :

•           Identitas pemohon.

•           Tujuan dan alasan permohonan

•           Isi permohonan

•           Batasan waktu untuk menjawab permohonan

•           Pernyataan kesungguhan dalam bermohon.

2) Surat Pemberitahuan

Sesuai dengan namanya, maka surat pemberitahuan ini juga memuat informasi tentang pengumuman atau sosialisasi yang berkaitan tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh pihak terkait atau diberitahukan kepada pihak tertentu.

Jadi surat pemberitahuan ini sifatnya hanya sebagai penyampai kabar atau informasi saja. Karenanya, tanggapan dalam bentuk surat atas surat pemberitahuan ini tidak diperlukan.

Dalam menulis surat pemberiahuan, terdapat sistematika khusus. Sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :

•           Bagian pembuka, yang memuat masalah pokok surat.

•           Bagian isi, yang memuat rincian, uraian atau penjelasan dari masalah pokok yang diinformasikan.

•           Bagian penutup, yang memuat harapan agar pihak yang dimaksudkan dapat memaklumi atau memahami hal-hal yang disampaikan.

3) Surat Keterangan

Di dalam surat dinas, yang dimaksud dengan surat keterangan ini adalah surat yang memuat informasi dan keterangan resmi mengenai status atau kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang.

Misalnya seperti surat keterangan berkelakuan baik, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan domisili, surat keterangan bebas dari narkoba dan lain sebagainya.

Surat keterangan biasanya dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan instansi tertentu atas permintaan dari pihak yang berkepentingan.

Ada beberapa hal yang harus disebutkan di dalam surat keterangan. Hal tersebut diantaranya yaitu :

•           Data pribadi dan jabatan pihak yang menerangkan.

•           Data pribadi pihak yang diterangkan

•           Isi keterangan

•           Tanggal berlakunya surat.

•           pernyataan tentang kebenaran isi keterangan tersebut.

4) Memo dan Nota Dinas

Memo (memorandum) dalam instansi kedinasan ini juga sering disebut sebagai nota dinas. Memo secara umum berasal dari kata memory yang artinya ingatan atau pengingat. Sedangkan kata nota berasal dari kata note (bahasa inggris) yang berarti catatan.

Jadi, memo dan nota dinas yang dimaksudkan di sini adalah jenis surat dinas khusus yang digunakan sebagai sarana untuk menyampaikan pesan atau pengingat antar pejabat dalam lingkungan instansi atau lembaga.

Cara Menulis Surat Dinas Dengan Baik dan Benar

Pada dasarnya, cara menulis surat dinas yang baik dan bear tidak terlalu sulit. Kita hanya perlu untuk mematuhi aturan baku dan format yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan. Format atau aturan baku ini biasanya telah tersedia dan kita tinggal menyesuaikannya saja.