Cara Membuat Surat Penuntutan dan Contohnya

Cara Mengajukan Klaim Beserta Contoh Surat Klaim

Dalam hubungan kerja sama bisnis, ada kalanya apa yang kita rencanakan tidak berjalan semestinya. Rencana kerja sama yang awalnya mulus, bisa jadi mengalami hambatan atau tantangan tersendiri. Suatu kejadian yang tidak diinginkan inilah yang kemudian memicu adanya penuntutan.

Dalam proses penuntutan, kita akan sering mengenal istilah surat penuntutan. Surat penuntutan lebih sering digunakan untuk hubungan dagang, di mana dalam hubungan tersebut terjadi suatu hal yang tidak diinginkan atau di luar kesepakatan awal.

Surat penuntutan juga sering disebut sebagai surat klaim. Surat klaim atau surat penuntutan ini dibuat ketika terjadi ketidakpuasan dari pihak –pihak yang terlibat dalam suatu transaksi jual beli.

Surat penuntutan lebih sering diajukan oleh pembeli kepada penjual, ketimbang dari penjual ke pembelinya. Walaupun, pada dasarnya surat klaim ini dapat dibuat oleh kedua belah pihak.

Bagaimana klaim bisa terjadi?

Suatu klaim bisa terjadi disebabkan oleh beberapa hal, seperti :

• Barnag yang dikirimkan melalui paket pengiriman tidak sampai pada pembeli atau hilang
• Jumlah barang yang diterima oleh pembeli tidak sesuai dengan barang yang dipesan
• Barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan pembeli, dapat karena tertukar, warna tidak sesuai, ukuran tidak pas atau kesalahan mutu.
• Barang mengalami kerusakan ketika tiba di tangan pembeli
• Barang musnah karena bencana alam seperti kebakaran
• Barang terendam banjir
• Barang datang terlambat atau diterima pembeli tidak tepat waktu sesuai yang dijanjikan. Alasan terakhir ini adalah yang paling sering terjadi.

Baca juga: Belajar tentang Surat Prive atau Surat Pribadi

Cara penyelesaian ketika terjadi klaim

Ketika hal –hal semacam ini terjadi, maka pihak pembeli selaku pihak yang merasa dirugikan dapat melayangkan surat klaim yang ditujukan kepada pihak penjual. Klaim yang diajukan bisa dilakukan dengan menyertakan beberapa alternatif cara penyelesaian sesuai dengan tingkat kesalahan yang terjadi.

Cara penyelesaian yang bisa ditawarkan seperti :

• Meminta dikirimkan barang yang baru sebagai pengganti barang yang rusak atau hilang, dengan ongkos kiri ditanggung oleh pihak yang merugikan.
• Meminta dikirimkan barang lagi sebagai tambahan dari kekurangan jumlah kiriman barang.
• Meminta ganti rugi sejumlah uang dikarenakan kesalahan mutu.
• Meminta rafaksi atau potongan khusus karena terjadi kesalahan mutu atau karena terlalu banyak barang yang mengalami kerusakan.
• Membatalkan pesanan dan meminta kembali uang yang telah dibayarkan.

Hal yang harus dilampirkan dalam surat penuntutan

Ketika kita hendak melakukan penuntutan dengan mengirimkan surat penuntutan, maka ada beberapa hal yang perlu dilampirkan. Yang terpenting, adalah adanya bukti –bukti terkait dengan proses pembelian dan pengiriman barang. Beberapa hal yang perlu dilampirkan dalam surat penuntutan tersebut misalnya seperti :

• Faktur
• Surat pengantar barang
• Surat perjanjian jual beli
• Surat angkutan barang
• Surat perjanjian sewa ruang
• Daftar rincian barang
• Tanda bukti kerusakan barang
• Berita acara kerusakan barang
• Polis asuransi

Baca juga: Contoh Surat Permintaan Penangguhan Pembayaran

Contoh surat penuntutan atau surat klaim

PT Jaya Baya

Salemba Raya Blok III A/ 99, Sleman, Yogyakarta

Telp (0274) 999999, Fax (0274) 999998

Email : marketing@jayabaya.co.id

-------------------------------------------------------------------------------------------

Nomor      : 999/JB/III/2016                                        14 Maret 2016

Yth Bapak Hendra Narendra

Direktur PT Tembaga Keys

Jalan Deres Raya No 11,

Tembagapura

Hal           : Pengiriman Logam Mulia

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa bijih tembaga yang dipak ke dalam 30 (tiga puluh) buah kotak besai yang diangkut dengan mobil pengiriman khusus barang PT Darma Trans telah kami terima. Setelah kami periksa, ternyata hanya terdapat 29 (dua puluh sembilan) buah kotak besi saja.

Kekurangan satu buah kotak besi ini diketahui ketika proses penurunan barang dan diketahui juga oleh pihak pengirim barang (PT Darma Trans) secara langsung.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami minta agar Saudara dapat segera mengirimkan satu kotak besi lagi yang di dalamnya berisi bijih tembaga seberat 500 kg, sebagaimana isi dalam kotak besi yang lainnya.

Untuk penyelesaian persoalan tersebut, bersama ini kami lampirkan kopi dokumen barang.

Atas perhatian Saudara, kamu ucapkan teirma kasih.

14 Maret 2016

Hormat kami,

Dendy Resya, S.E.

Direktur PT Jaya Baya

Lampiran :

1. Dua lembar kopi faktur
2. Empat lembar kopi packing list
3. Satu lembar kopi kuitansi
4. Satu lembar kopi rekap penerimaan barang