5 Fungsi Surat Dinas

Surat secara umum merupakan alat untuk menyampaikan suatu maksud tertentu secara tertulis. Dari sisi pemakaiannya, surat dapat digolongkan dalam empat macam, yakni surat dinas, surat niaga, surat sosial dan juga surat pribadi.

Surat dinas banyak digunakan untuk urusan resmi atau formal dengan berbagai tujuan. Tujuan dari masing – masing surat dinas ini, dapat berbeda tergantung pada kategori atau jenis surat dinasnya.

Namun, secara umum, surat dinas memiliki fungsi – fungsi khusus yang penting. Fungsi – fungsi surat dinas ini secara lebih spesifik dijabarkan oleh Arifin (1996 : 2) dalam 5 hal. Berikut adalah 5 fungsi surat dinas :

1. Surat sebagai bukti hitam di atas putih

Fungsi surat dinas sebagai bukti hitam di atas putih ini sangat penting, terutama untuk surat – surat yang terkait dengan perjanjian. Keberadaan surat ini berfungsi untuk mengantisipasi timbulnya hal – hal yang tidak diinginkan.

Misalnya saja, kemungkinan terjadinya sengketa dan perselisihan. Dengan adanya surat tersebut, maka dapat dijadikan bukti yang lebih jelas dan terpercaya untuk menghindari hal – hal yang dapat merugikan berbagai pihak di kemudian hari.

Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Pengikatan Jual Beli dengan Pasal yang Lengkap

2. Surat sebagai pengingat

Surat dinas juga dapat digunakan sebagai pengingat dalam fungsi kearsipan. Keberadaan surat dinas berperan penting dalam mendata semua kebijakan dan juga keputusan yang telah terjadi pada masa lalu.


Jadi, dengan adanya surat dinas ini, berbagai kebijakan, atau keputusan yang sudah pernah diambil dapat diidentifikasikan lagi secara baik. Dengan demikian, segala urusan kedinasan bisa lebih mudah di kemudian hari.

3. Surat sebagai bukti sejarah

Keberadaan surat bisa jadi sangat penting sebagai bukti sejarah. Surat berperan dalam merespon beberapa perubahan yang dianggap penting, terkait dnegan perkembangan dari sebuah instansi, dan juga sekaligus untuk merekam berbagai kejadian pada masa silam.

Surat dinas dapat digunakan untuk menguraikan tentang perubahan – perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu dan sebagai rujukan untuk mengenai sejarah perkembangan usaha dan lain hal.

4. Surat sebagai pedoman kerja

Surat dinas bisa berfungsi sebagai pedoman kerja. Hal ini cukup penting untuk memberikan suatu kepastian dalam rangka menjalankan pekerjaan – pekerjaan tertentu terkait surat keputusan atau instruksi.

Surat dapat berisi pedoman kerja berupa instruksi yang jelas dengan tingkat kepastian dari sebuah mekanisme kerja. Jika seorang karyawan menjalankan sesuai dengan yang tercantum dalam surat, maka dalam menjalankannya bisa terasa lebih nyaman dan pasti. Sehingga, pertanggungjawaban akan mekanisme kerja pun bisa lebih jelas.

Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Jual Beli

5. Surat sebagai duta perusahaan atau instansi

Surat dinas dapat berfungsi sebagai duta perusahaan atau instansi. Dalam hal ini, surat berperan sangat penting sebagai bentuk pencitraan dari sebuah perusahaan. Surat dinas yang dibuat berdasarkan kaidah – kaidah yang tepat dan berkualitas, secara tidak langsung akan mencerminkan identitas sebuah instansi atau lembaga.

Pencitraan suatu perusahaan ini dapat terlihat dalam bentuk penomoran surat, bentuk surat, pemilihan bahasa dalam surat, dan juga cara penyampaian maksud dari surat tersebut.