Tips Menulis Surat dengan Elemen – Elemen Tulisan yang Baik

Dalam menulis surat, tulisan yang baik adalah hal yang perlu dan penting. Surat adalah salah satu bentuk komunikasi yang seharusnya juga berjalan dua arah. Tujuan penting dari menulis surat, tentu saja untuk menyampaikan suatu informasi khusus untuk orang lain, dengan harapan orang tersebut mengerti apa yang hendak kita sampaikan.

Tapi, seseorang – apalagi orang sibuk – tentu tidak punya waktu cukup lama untuk membaca surat yang panjang lebar. Untuk itu, menulis surat dengan tulisan yang efektif adalah suatu keharusan. Pastikan agar si pembaca surat dapat dengan mudah dan langsung menangkap isi surat tersebut, tanpa harus berlama – lama menimang – nimang surat di tangannya.

Memahami surat yang berkualitas

Kejelasan dan keringkasan dalam berkomunikasi, terutama dalam surat, adalah hal yang diharapkan di era sibuk sekarang ini. Surat yang baik adalah surat yang berkualitas. Surat yang berkualitas jelas terlihat dari sisi kejelasan isi, gaya, kepraktisan dan kelengkapannya. Semakin banyak waktu yang bisa dihemat oleh si penerima surat, maka hal itu semakin baik – tentu tanpa mengurangi inti dari isi surat tersebut.

Para penerima surat akan sangat menghargai pemahaman, bahkan terhadap berita buruk, pada suatu pesan yang memiliki sedikit saja uraian teoritis yang berbelit – belit. Bahkan, dengan menghasilkan surat yang efektif, seorang penulis surat bisa mencapai tujuan dengan lebih cepat. Dari sudut pandang siapa pun, hal ini adalah bisnis yang baik.

Tips Menyusun Tulisan yang Efektif dengan Tips 7 C

Membuat tulisan dengan difokuskan pada hal – hal penting saja adalah sebuah ringkasan yang baik. Ringkasan semacam ini membuat pesan dapat lebih mudah diingat dan dipahami. Tulisan yang baik memiliki tipe perangkat yang mendidik ini.

Tulisan yang efektif membantu kita menghilangkan ulasan bisnis yang rumit dan formal, dan menggantinya dengan gaya yang lebih nyaman. Dan karena hal ini pula, suatu tulsian bisnis bisa jadi jauh lebih efektif.

Salah satu perangkat atau tips yang bisa digunakan dalam menyusun tulisan yang efektif, dikenal sebagai 7 C atau “seven c of effective writing” (tujuh C untuk menyusun tulisan yang efektif). Kunci 7 C inilah yang menggambarkan bahwa kalimat tersebut efektif.

7 C yang harus dimiliki tulisan agar tulisan tersebut bisa disebut efektif yakni:

1. Clear (jelas)

Kejelasan adalah titik pijak komunikasi yang efektif. Untuk menghasilkan tulisan yang jelas akan menuntut usaha serius dari penulis. Kejelasan berarti menyusun tulisan yang tepat dengan level pemahaman pembaca.

Artinya, menggunakan bahasa, kata dan kalimat yang dipahami pembaca, sekaligus menghindari semua jargon dan kata serta kalimat yang tidak akrab didengar, terutama oleh pembaca.

Menyusun tulisan yang jelas melibatkan penataan pikiran, gagasan serta paragraf yang disusun secara masuk akal dan logis. Jadi, setiap gagasan memiliki posisinya sendiri-sendiri dalam tulisan.

Narasi yang baik dalam sebuah tulisan harus didesain untuk menimbulkan pengaruh yang dikehendaki. Ingat, adalah kewajiban penulis untuk berkomunikasi secara jelas sehingga si pembaca dapat memahaminya.

2. Complete (lengkap)

Tulisan yang baik mampu mencakup segala informasi yang diperlukan untuk menunjukkan suatu hal dan mendorong apapun aksi yang diminta oleh surat tersebut. Data yang disampaikan harus didesain sedemikian rupa dengan dilatari oleh tujuan tertentu.

Ingat untuk hanya menampilkan tulsian yang diperlukan saja. Segala bentuk detaildan pikiran yang bersifat acak, betapa pun menarik dan menawan, hanya akan membingungkan pembaca apabila tidak relevan dengan masalah yang tengah dibahas. Jadi, tetaplah pada jalur yang benar dan pastikan segala informasi yang diberikan kepada pembaca cukup untuk mendorong mereka melakukan tindakan yang dikehendaki.

3. Concise (ringkas)

Keringkasan adalah inti dari kecerdasan “Brevity is the soul of wit”. Ya, tulisan William Shakespeare ini memang tepat. Tulislah surat yang ringkas dan to the point. Jangan bumbui komunikasi, jika bumbu itu tidak mengarah pada poin utama atau memberi kontribusi terhadap tujuan surat.

Pembaca justru akan terganggu dan tidak terkesan, karena kata - kata tak berguna yang lebih merusak ketimbang membantu proses komunikasi efektif.

4. Concrete (nyata)

Angka-angka, ratio, dan fakta – fakta lebih kuat dalam menciptakan kesan nyata dan bisa dipercaya, ketimbang hanya uraian kalimat yang berusaha menjelaskan hal-hal khusus secara bertele- tele.

Apabila surat itu membicarakan tentang pesanan yang tidak kunjung tiba, maka identifikasi kode pengiriman dan isi pesanan itu. Hal ini akan membantu mempercepat proses komunikasi dan membuatnya menjadi lebih jelas.

5. Constructive (konstruktif)

Kata - kata dan kalimat yang membentuk nada positif atau aksi langsung (atau tidak adanya aksi), memungkinkan suatu respon dapat diterima dengan lebih baik, dan karenanya bisa jadi lebih efektif.

6. Conversational (bersahabat)

Komunikasi bisnis seringkali terganggu dan menjadi pembicaraan bisnis dikarenakan gaya kebanyakan surat yang ditulis secara kaku dan terlalu formal. Tulisan yang bersifat informal dan akrab akan lebih mudah dipahami dan diterima secara lebih baik. Jadi, cobalah menulis dalam bentuk informal, tetapi tetap santun, yang biasanya akan menghasilkan komunikasi yang lebih efektif.

7. Correct (benar)

Segala bentuk trik memang akan jadi percuma bila surat ditulis dengan mengabaikan akurasi. Surat harus ditulis dengan benar. Kebenaran dalam menulis surat ini terkait banyak hal, meliputi struktur kalimat, ejaan, tata bahasa, fakta dan juga opini.

Manfaatkan semua bentuk perangkat yang dapat membantu mengecek ejaan dan tata bahasa yang mungkin tersedia di komputer. Koreksilah draft dan salinan yang telah selesai dengan cermat. Jika memungkinkan, ada baiknya kalau ada orang lain yang ikut mengkoreksi surat tersebut.

Adalah hal yang wajar jika kita melakukan kesalahan. Tapi, meminimalisir atau kalau bisa menghilangkan kesalahan tersebut adalah hal mutlak. Bahkan, satu saja langkah kecil saat menuju teks akhir dapat merusak kredibilitas sebagai komunikator dan memunculkan bayangan pada setiap elemen-elemen pesan yang lain, ketika surat ditulis dengan tidak benar.