Pengertian Arsip dari Berbagai Sumber
Arsip menjadi kata dan hal yang penting dalam pembelajaran administrasi perkantoran. Untuk itu, memahami apa pengertian arsip menurut berbagai sumber adalah hal yang penting.
Arsip sendiri secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek), yakni ‘archiuln’. Arti dari kata ‘archiuln’ adalah peti untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya memang digunakna untuk menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya.
Hanya saja, pengertian arsip ini kemudian berkembang dan menjadi lebih cenderung untuk menyebut warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah arsip (archives) sebagai kumpulan warkat dan institusi arsip archives institution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.
Dalam bahasa Latin, arsip juga disebut sebagai felum (bundel), yang berarti tali atau benang. Tali atau benang pada jama dulu memang adalah benda yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat / surat, sehingga memudahkan arisp – arsip tersebut untuk digunakan.
Baca juga: Contoh Surat Panggilan Pegawai karena Pelanggaran Disiplin
Pengertian Arsip Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Armosoedirdjo
Arsip merupakan tempat menyimpan bahan – bahan tertulis (geschreven strukken), piagam – piagam (vorkanden), surat – surat (briven), akte – akte (akten), kepustakaan – kepustakaan (besdheiden), daftar – daftar (register), dokumen – dokumen (dokumententen), dan pets – pets (kearten), yang dilakukan secara teratur.Arsip juga merupakan kumpulan teratur dari bahan – bahan kearsipan tersebut, sekaligus juga merupakan bahan – bahan yang harus diarsipkan itu sendiri.
Pengertian Arsip Menurut Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979
Menurut peraturan pemerintah RI berdasarakan No 34 tahun 1979, arsip diartikan sebagai :- Kumpulan naskah atau dokumen yang diarsipkan
- Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
- Organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen
Baca juga: Pengertian dan Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Pengertian Arsip Menurut Seminar Dokumentasi / Arsip Kementrian - Kementrian
Seminar dokumentasi atau arsip kementrian – kementrian ini diselenggarakan pada tanggal 28 februaru sampai dengan 2 Maret 1957 di Jakarta. Dalam pertemuan seminar tersebut, dirumuskan pengertian arsip dalam dua hal.Pengertian arsip yang pertama menjabarkan bahwa arsip merupakan kumpulan dari surat menyurat yang terjadi dikarenakan adanya pekerjaan, aksi, transaksi, tindak - tanduk dokumen (dokulitentalre handling) yang disimpan sehingga ketika dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya.
Pengertian arsip yang kedua diartikan sebagai suatu badan, dimana didalamnya diadakan pencatatan, penyimpanan, pengolahan tentang segala surat – surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, serta melingkupi tujuan surat ke dalam maupun keluar, dengan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pengertian Arsip Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Menurut lembaga administrasi negara, arsip diartikan sebagai segala kertas, naskah, buku, micro film, film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau sal serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suau badan.Arsip ini yang digunakan sebagai bukti dari tujuan, fungsi – fungsi, kebijaksanaan – kebijaksanaan, keputusan – keputusan, prosedur – prosedur, pekerjaan – pekerjaan, atau kegiatan – kegiatan lain pemerintah atau karena pentingya informasi yang terkandung di dalamnya.
Pengertian Arsip Menurut Ensiklopedi Administrasi
Menurut ensiklopedi administrasi, pengertia arsip mengarah pada segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam rangka penyelenggaraan kegiatan – kegiatan organisasi tersebut dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.Arsip juga diartikan sebagai suatu instansi atau tempat dimana warkat – warkat dari suatu organisasi disimpan secara tertib. Pengertian yang kedua ini sebenarnya lebih mengarah pada istilah archives institution atau kantor arsip.
T.R. Schollenberg dalam bukunya Modern Archives: Prince and Techniques, 1956, menyimpulkan mengenai dua pengertian tadi, dimana istilah archives menurutnya merujuk pada kumpulan warkat, sementara instansinya diistilahkan dengan archive institution.
Baca juga: Jenis – Jenis Faktur atau Invoice
Pengertian Arsip Menurut Kamus Administrasi Perkantoran Karangan Drs. The Liang Gie
Arsip menurut kamus admistrasi perkantoran karangan Drs. The Liang Ghe diartikan sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan berencana, karena memiliki seuatu keguanaan agar setiap kali dibutuhkan dapat cepat ditemukan kembali.Secara sederhana, kamus berarti himpunan dari lembaran – lembaran tulisan. Hanya saja, suatu catatan tertulis yang disebut sebagai warkat tersebut harus memenuhi 3 syarat, yakni disimpan secara berencana dan teratur, masih mempunyai suatu kegunaan dan dapat ditemukan kembali secara cepat.
Pengertian Arsip Menurut UU No 7 Tahun 1971
Dalam UU No 7 tahun 1971, arsip diartikan sebagai naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga – lembaga negara dan badan – badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.Lebih lanjut, arsip juga diartikan sebagai naskah – askah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.