Artikel Lengkap Memahami Surat Penuntutan Niaga

Surat penuntutan termasuk salah satu jenis surat dinas yang juga disebut sebagai surat klaim. Surat penuntutan atau surat klaim ini dibuat karena adanya rasa ketidakpuasan piak – pihak yang terlibat dalam transaksi jual beli.

Biasanya, surat penuntutan lebih banyak dilakukan oleh pihak pembeli ketimbang oleh pihak penjual, meski tak menutup kemungkinan kedua belah pihak bisa melakukan penuntutan dengan berbagai alasan yang ada.

Baca juga: Contoh Surat Bentuk menggantung (Hanging Paragraph Style) dan Formatnya

Faktor penyebab adanya klaim atau tuntutan

Tuntutan atau klain ini dapat terjadi karena adanya beberapa faktor penyebab. Faktor penyebab adanya klaim atau tuntutan diantaranya:

• Barang yang dikirimkan melalui paket pengiriman tidak sampai kepada pembeli atau hilang
• Jumlah barang yang dipesan oleh pembeli tidak sesuai atau kurang dari jumlah pemesanan
• Barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan pesanan, yang bisa jadi dikarenakan tertukar, nomor atau ukuran barang tidak sesuai pesanan, atau karena adanya kesalahan mutu.
• Barang rusak ketika sampai di tangan pembeli
• Barang musnah dikarenakan kebakaran
• Barang terendam karena banjir
• Barang datang terlambat atau tidak tepat waktu sesuai yang telah dijanjikan. Kondisi barang terlambat atau tak tepat waktu ini jadi alasan yang paling sering menimbulkan klaim dari pihak pembeli.

Macam bentuk klaim yang bisa diajukan pihak pembeli untuk pihak penjual

Jika terjadi hal – hal yang tidak memuaskan tersebut, maka pihak pembeli atau pihak yang merasa dirugikan dalam hal ini, dapat mengajukan klaim kepada pihak penjual dengan beberapa cara sesuai dengan tingkat kesalahan yang terjadi.

Berikut adalah beberapa ajuan klaim yang bisa dilakukan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual:

• Meminta agar dikirimkan barang baru sebagai pengganti barang yang hilang, sementara ongkos kirim untuk barang baru ini menjadi tanggungan pihak yang merugikan.
• Minta dikirimkan barang baru sebagai tambahan atas kekurangan jumlah barang yang dikirim.
• Meminta ganti rugi sejumlah uang dikarenakan adanya kesalahan mutu.
• Meminta adanya rafaksi atau potongan khusus, dikarenakan kesalahan mutu atau karena terlalu banyak barang yang rusak.
• Meminta ganti rugi sejumlah uang dikarenakan pengiriman barang yang diminta sangat terlambat.
• Membatalkan pesanan dan meminta uang kembali (apabila pembeli telah melakukan pembayaran).

Baca juga: Praktek Membuat Surat Permintaan Daftar Harga

Bukti yang perlu dilampirkan bersama surat penuntutan

Dalam melakukan penuntutan atau klaim ini, ada beberapa hal penting yang perlu dilakukan, yakni melampirkan bukti – bukti terkait dengan proses pembelian adan pengiriman barang. Beberapa bukti penting yang perlu dilampirkan bersama surat penuntutan adalah :

• Surat faktur
• Surat pengantar barang
• Surat perjanjian jual beli
• Surat angkutan barang
• Surat perjanjian seewa ruang
• Daftar rincian barang
• Tanda bukti adanya kerusakan barang
• Berita acara kerusakan barang
• Polis asuransi

Masing – masing tanda bukti yang ada, memiliki satu atau lebih penanggung jawab (pihak/ orang) dari kasus yang ada pada barang / jasa yang dipesan oleh pihak pembeli. Karenanya, pihak – pihak yang terkair dari setiap surat yang hendak dilampirkan pada surat penuntutan juga harus diperhatikan.

Ini karena pada proses transaksi dan pengiriman barang, seorang penjual tidak selalu mengirimkan barang tersebut secara langsung dari tempat produksinya. Terkadang, bisa saja seorang penjual mengirimkan barangnya melalui gudang sewanya, kemudian menggunakan jasa pengangkutan barang perusahaan lain.

Baca juga: How to Write a Business Letter for Import Inquiry

Contoh Surat Penuntutan atau Surat Klaim

Agar lebih jelas dalam memahami surat penuntutan, berikut ini terdapat contoh surat penuntutan.

PT ILMU SINAR TERANG

Jalan Apel Raya II No. 11, Jakarta Barat

Telp (021) 777777, Fax (021) 777778

Website : http// www.ilmusinarterang.co.id

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nomor             : 038/IST-P/VIII/2015                                                28 Agustus 2015

Lampiran         : 8 Lembar

Hal                  : Pengiriman Pesanan Buku

Kepada

Yth. Bapak Rudi Maradi

Direktur PT Buku Hebat

Jalan Anggrek Raya V Blok B. 7/ No. 33

Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa peralatan buku tulis yang dipak ke dalam 40 (empat puluh) buah kotak besi yang diangkut dengan mobil pengiriman khusus barang oleh PT Trans Mulia telah kami terima pada tanggal 25 Agustus 2015. Setelah kami periksa, ternyata hanya terdapat 39 (tiga puluh sembilan) buah kotak besi saja.

Kekurangan satu buah kotak besi ini diketahui ketika proses penurunan barang dan juga diketahui oleh pihak pengirim secara langsung. Sehubungan dengan hal tersebut, kami meminta agar Saudara dapat segera mengirimkan satu kotal besi lagi yang di dalamnya berisi buku tulis 100 pak, sebagaimana isi dalam kotak besi yang lain.

Untuk penyelesaian persoalan tersebut, bersama ini kami kirimkan kopi dokumen barang.

Atas perhatian Saudara, kamu mengucapkan terima kasih.

                                                                                       Hormat kami,

                                                                                      

Andriana Dewi

                                                                                       Direktur PT Ilmu Sinar Terang

Lampiran :

1. Dua lembar kopi faktur
2. Empat lembar kopi packing list
3. Satu lembar kppi kuitansi
4. Satu lembar kopi rekap penerimaan barang