Menyusun Surat Pesanan dengan Baik, Lengkap dengan Contoh Surat Pesanan

Surat pesanan merupakan bentuk surat yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual, guna membuat suatu pesanan atau kesepakatan pembelian. Apabila seorang pedagang mendapatkan surat pesanan, maka hendaknya ia segera mengambil keputusan, apakah ia menyetujui atau menolak pesanan tersebut.

Memberikan jawaban atas surat pesanan adalah penting, agar si pembeli dapat segera menyiapkan pembayaran dan tidak kecewa. Pihak pembeli biasanya mengajukan surat pesanan bila merasa telah cocok atau menyetujui surat penawaran dari si pedagang.

Akan tetapi, bisa juga surat pesanan ini dikirimkan bukan hanya karena adanya penawaran. Dapat juga, si pembeli melakukan pesanan karena kehendaknya sendiri. Ada pula, pesanan yang dibuat karena adanya iklan dalam suatu surat kabar maupun majalah.

Baca juga: Pengertian, Bentuk, Isi, Posisi Penulis dan Contoh Surat Pribadi

Cara menyusun surat pesanan

Cara membuat surat pesanan ini sebetulnya haruslah sederhana. Surat pesanan tidak perlu disusun dengan gaya yang berlebihan. Intinya, surat pesanan harus singkat dan jelas gar penjual tidak ragu – ragu mengenai maksud pembeli.

Untuk dapat menyusun surat pesanan degnan baik, perlu diperhatikan mengani isi surat pesanan. Isi surat pesanan yang harus disebutkan secara jelas, yakni :

1. Jenis barang
2. Kualitas barang
3. Kuantitas barang
4. Harga dan cara pembayaran
5. Cara pengiriman
6. Syarat penyerahan bila diperlukan, dan kemungkinan – kemungkinan lain apabila memang terpaksa karena barang yang dimaksud kebetulan tidak ada.

Selain itu, dalam menyusun surat pesanan ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi :

1. Nyatakan dengan tegas, bahwa penawaran diterima atau tidak
2. Terangkan dengan sejelas – jelasnya barang apa saja yang dikehendaki secara terperinci. Misalnya saja seperti kualitasnya dan lain – lain seperti yang telah disebutkan pada isi surat pesanan di atas.
3. Sebutkan (jika dikehendaki) cara pengiriman yang diinginkan, misalnya per pos, kereta api, kapal laut dan sebagainya.
4. Sebutkan cara pembayaran yang akan dilakukan.
5. Akhiri surat pesanan dengan kata – kata yang mengandung harapan, misalnya harapan agar barang – barang dapat diterima tepat pada waktunya, dengan keadaan yang baik dan sebagainya.

Agar lebih jelas dan bisa memahami dengan lebih baik tentang cara membuat surat pesanan, lebih baik kita langsung lihat pada contoh surat pesanan berikut ini.

Baca juga: Contoh Surat Panggilan Kerja

Contoh surat pesanan

TOKO BIRU BAYU

Jalan Matahari Raya 5 Banyuwangi

-----------------------------------------------------------------------

No       : 11/ P/ 2015                                                    11 Oktober 2015

Lamp   : -

Hal      : Pesanan Pembersih Lantai

            dan Pembersih Kerak

CV CASANDRA

Jalan Plasa Raya 11

Semarang

Dengan Hormat,

Surat Saudara tanggal 1 Oktober 2015 no. 99/ PP/ X/2015, beserta satu paket contoh pembersih lantai dan pembersih kerak telah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas kiriman tersebut.

Setelah kami coba, ternyata kualitas pembersih lantai dan pembersih kerak cap Cassandra cukup baik. Harnya pun sedikit lebih murah apabila dibandingkan dengan pembersih lantai dan pembersih kerak merk lain yang sejenis. Oleh karena itu, untuk pesanan percobaan kami harap Saudara mengirimkan 3 peti pembersih lantai dan 3 peti pembersih kerak.

Sesuai dengan surat penawaran Saudara, semua ongkos kirim menjadi tangguangan Saudara. Rabat 10 % akan kami ambil langsung dari jumlah pembayaran, yang akan kami lakukan dengan perantaraan Bank Negara Indonesia 1946, segera setelah menerima kiriman Saudara.

Kami harap barang – barang tersebut kami terima pada awal minggu yang akan datang.

Hormat kami,

Toko Biru Bayu

Ttd

Bekti Ragil