Cara Menulis Surat Penawaran sebagai Jawaban Surat Permintaan Penawaran

Surat penawaran dalam dunia bisnis merupakan suatu hal yang penting. Pentingnya surat penawaran ini adalah akibat dari semakin ketatnya persaingan antar pedagang sehingga memaksa para penjual untuk dapat menawarkan barang dagangannya dengan lebih efektif.

Salah satu cara yang bisa dilakukan oleh seorang pedagang untuk menawarkan barang dagangannya adalah dengan menggunakan surat penawaran. Surat penawaran disebut juga sebagai offerte.

Seorang penjual dapat mengirimkan surat penawaran kepada pihak penjual karena diminta oleh calon pembeli dan bisa juga mengirimkannya meski tidak diminta oleh calon pembeli. Surat penawaran yang diberikan oleh penjual sendiri tanpa diminta oleh calon pembeli merupakan bentuk inisiatif dari penjual atau surat penawaran tanpa diminta.

Namun, apabila penjual mendapatkan surat permintaan penawaran, maka sudah seharusnya penjual memberikan jawaban sebaik – baiknya sesuai dengan permintaan calon pembeli.

Baca juga: Macam Macam Surat Promosi Penjualan

Isi surat penawaran

Dalam surat penawaran, terdapat beberapa informasi yang seharusnya dimuat di dalamnya. Informasi penting dalam surat penawaran ini misalnya saja seperti berikut ini:

1. Nama dan macam barang
2. Kualitas barang
3. Banyaknya barang
4. Harga satuan
5. Syarat penyerahan
6. Syarat pembayaran
7. Sifat pembayaran 

Cara menyusun surat penawaran yang diminta

Dalam menyusun surat penawaran yang merupakan jawaban dari surat permintaan penawaran, maka terdapat beberapa pedoman yang perlu dilakukan. Pedoman dalam menyusun surat penawaran atas permintaan dari calon pembeli ini sebagai berikut:

1. Hubungkanlah jawaban atau surat permintaan ini dengan menunjukkan tanggal dan nomor surat permintaan penawaran dari calon pembeli.
2. Berikan keterangan – keterangan secara jelas untuk berbagai hal yang dimintanya.
3. Kerjakan surat penawaran dengan sesegera mungkin dan dengan cara menyenangkan. Jika dianggap perlu, dapat juga diberikan keterangan – keterangan tambahan lain yang berguna.
4. Jika memungkinkan, akan lebih baik bila dapat dilampirkan keterangan – keterangan lain yang dapat membantu, seperti pamflet – pamflet, daftar harga, brosur, prospectus dan lainnya.
5. Akhiri surat dengan menyampaikan ucapan terima kasih dan pernyataan penghargaan atas perhatian calon pembeli tersebut.

Baca juga: Contoh Surat Pengunduran Diri dengan Alasan Umum yang Baik

Contoh surat penawaran sebagai jawaban atas datangnya surat permintaan penawaran

PT HAYAM WURUK

Jalan Wilis Raya 123 Surabaya

------------------------------------------------------------------------------

No                        : 99/YAT/X/2015                                            23 Oktober 2015

Lampiran  : satu

Hal           : Penawaran harga pasta gigi

Toko Serba Jaya

Jalan Raya Jendral Sudirman 12

Madiun

Dengan hormat,

Memenuhi permintaan Saudara dengan surat tanggal 21 Oktober 2015 No. 43/PP/2015, kami beritahukan bahwa harga :

Pasta Gigi 123 cap Harum ukuran 32 gram                Rp 195.000,00/ dus

Pasta Gigi herbal cap Harum ukuran 42 gram            Rp 235.000,00/ dus

Setiap dus berisi 50 buah pasta gigi. Ongkos kirim menjadi tanggunangan kami. Pembayaran segera setelah barang Saudara terima. Untuk pembelian sekurang – kurangnya 10 dus setiap macamnya, maka kami berikan rabat 5 %.

Pada kesempatan ini kami juga mengirimkan beberapa buah pasta gigi sebagai contoh. Selain memproduksi pasta gigi, perusahaan kami juga memproduksi barang – barang lain seperti yang tercantum di dalam daftar harga yang kami lampirkan pada surat ini.

Kami menugunggu pesanan Saudara yang akan kami layani dengan sebaik – baiknya.

Hormat kami,

PT HAYAM WURUK

Ttd

Raga Darmantio

Direktur